Попробуй бесплатный умный таск-менеджер.
50+ возможностей в одном приложении.
Узнать подробнее
Вы много работаете, практически не отдыхаете, но все равно ничего не успеваете? Планируете на день кучу дел, но большинство из них так и остается незавершенными, так как реальные сроки сильно отличаются от запланированных? Тогда стоит задуматься о том, куда уходит ваше время. Разобраться в этом помогут различные инструменты и техники тайм-менеджмента, например, метод хронометража. Мы расскажем, как пользоваться данной техникой, чтобы привести свою жизнь в порядок. Как с помощью хронометража организовать эффективную работу в команде. Как анализировать результаты и оптимизировать рутинные, повторяющиеся дела.
Данный метод дает наглядное представление о том, сколько времени тратится на важные и второстепенные задачи, насколько загружены те или иные исполнители в команде. С его помощью выполняется оценка эффективности сотрудников, рассчитываются показатели КТУ, оптимизируются рабочие процессы. Также технику хронометража можно использовать для повышения личной результативности. Она качественно определяет «поглотителей времени» – хронофагов. То есть пустые занятия, которые отнимают время, но не приносят пользы.
Другие варианты применения хронометража:
Суть техники хронометража содержит следующие действия:
Используя хронометраж, можно узнать, сколько времени уходит на рутинные и повторяющиеся задачи или на перерывы. Обнаружить дела, потерявшие актуальность, или действия, от которых стоит отказаться совсем, освободив резерв времени для более важных задач или качественного отдыха.
Метод хронометража помогает найти баланс между планом и фактическими задачами.
Для проведения исследования потребуются часы и таблицы хронометража, которые можно распечатать или использовать их электронные версии в планировщике. Главное, они должны всегда быть под рукой, в свободном доступе.
Алгоритм данной методики состоит из трех этапов:
Анализ важно выполнять в динамике, сравнивая между собой результаты нескольких периодов. Видите улучшения? Значит, вы на правильном пути.
Вести хронометраж можно несколькими способами:
1) Фиксируя в таблице начало и окончание каждого дела с указанием длительности работы:
Начало | Завершение | Продолжительность | Описание задачи |
10.00 | 10.20 | 20 мин | Совещание по проекту |
10.20 | 12.00 | 1 час 40 мин | Работа с базой данных |
12.00 | 13.00 | 1 час | Составление отчета |
13.00 | 14.00 | 1 час | Обед |
2)Комментируя каждую выполненную работу:
Начало | Завершение | Продолжительность | Описание задачи | Комментарий |
10.00 | 10.20 | 20 мин | Совещание по проекту | Выслушал очередные замечания о том, что работать нужно лучше. |
10.20 | 12.00 | 1 час 40 мин | Работа с базой данных | Полностью завершил недельный объем. |
12.00 | 13.00 | 1 час | Составление отчета | Успел сделать половину, так как не хватило данных для анализа. |
13.00 | 14.00 | 1 час | Обед | Отдохнул неплохо, начал смотреть интересный фильм. |
С помощью таких записей можно определить свой коэффициент полезного действия и выявить непродуктивные дела.
Для учета времени, потраченного непродуктивно, также можно использовать следующую формулу:
Время брутто – Время нетто = Поглотители (хронофаги), где
Время брутто – это общий период;
Время нетто – сумма полезных действий.
Хронометраж можно вести на бумаге, в обычном блокноте или ежедневнике. Правда, работать с данными при таком способе ввода будет сложно. Числовые значения придется высчитывать на калькуляторе, чтобы потом на их основании составить график. Более удобно использовать для этих целей специальную программу-планировщик. В любом случае, этот инструмент должен всегда быть под рукой, так как записывать все придется максимально быстро.
Еще одно важное требование: абсолютная честность по отношению к себе. Если в процессе работы вы отвлеклись на какое-то второстепенное дело, этот факт должен быть записан в таблице. Также нельзя сознательно уменьшать или преувеличивать свои временные затраты. Как и записывать в хронометраж мелкие дела, отнимающие не более 5 минут. Если у вас возникают трудности с отслеживанием времени в ручном режиме, используйте программы для автоматического хронометража.
Чтобы в будущем было проще систематизировать задачи по категориям, в первые дни наблюдений записывайте их в произвольном порядке. Далее вы разберетесь, в какую группу их отнести. В хронокарту можно записывать следующие группы дел:
Работа ведется с показателями, требующими корректировки. Выясняется их фактическое значение, устанавливаются соответствующие нормы, после чего данные параметры отслеживаются в динамике. После каждой сессии хронометража выявляются «слабые места» в тайм-менеджменте. При анализе эффективности задаются следующие вопросы:
Отслеживать время каждой задачи можно вручную, установив будильник или таймер на телефоне. Но в современных условиях для этого существуют специальные электронные приложения, такие как ЛидерТаск. Программу можно использовать для составления списков задач на день, неделю, месяц или другой период. Планировать для каждой из них время исполнения, а потом сравнивать его с фактическими данными. Перепоручать выполнение заданий другим исполнителям.
Для установки режима хронометража в ЛидерТаск достаточно запустить отсчет времени для задачи и установить статус «в работе». Вы получите максимально точную и корректную информацию о количестве часов и минут, потраченных на выполнение каждого действия. Внесете результаты в электронную таблицу для дальнейшего наблюдения и анализа. Приложение всегда будет у вас под рукой, на компьютере, планшете или смартфоне. Его можно использовать без подключения к интернету для быстрой записи всех текущих и запланированных дел.
Используя технику хронометража для отслеживания продолжительности ежедневных задач, не превращайте это занятие в самоцель. Помните, что этот метод является лишь инструментом для повышения результативности. Если вы не измените саму систему тайм-менеджмента, его результаты будут бесполезными. Кстати, во время проведения хронометража многие показатели улучшаются автоматически. Это вполне объяснимо: мы более внимательно относимся к своему времени и замечаем моменты, которые ранее казались нам незначительными.
Среди вакансий часто встречается условие «Умение работать в режиме многозадачности». Кажется, что это качество стоит развивать для конкурентоспособного резюме, но все не так однозначно. Проблема в том, что многозадачность не помогает эффективно работать. Вместе с многозадачностью к человеку приходят стресс, злость, некачественно выполненные задачи, ухудшение внимания и снижение работоспособности мозга. И, как ни странно, многозадачность… Читать далее Как эффективно работать в режиме многозадачности и нужно ли это делать
Знакома ли вам ситуация, когда до сдачи курсовой остается одна ночь, а вы только начинаете работу? Такое бывает, когда время уходит в никуда из-за прокрастинации и хаоса в расписании. Но это можно изменить. ЛидерТаск — идеальное решение для студентов: помогает эффективно управлять временем, повысить успеваемость и найти баланс между обучением и личной жизнью. Почему тайм-менеджмент… Читать далее Как студенту повысить успеваемость и найти баланс в жизни с помощью тайм-менеджмента
Ретроспектива спринта — это ключевой инструмент для команд, работающих по Agile и Scrum методологиям. Она позволяет каждый спринт улучшать рабочие процессы и достигать лучших результатов. В этой статье мы рассмотрим, что такое ретроспектива спринта, какие цели она преследует, кто должен в ней участвовать и как её эффективно проводить. Что такое ретроспектива спринта Ретроспектива спринта —… Читать далее Что такое ретроспектива спринта