Контроль работы сотрудников на рабочем месте

Контроль персонала на предприятиях происходит по-разному. Одни руководители ограничиваются отчетами и результатами проделанной работы, другие вкладываются в охранные службы, видеонаблюдение. Третьи развивают автоматизацию, предпочитая GPS-трекеры и удаленные CRM-системы.

Для чего нужен такой мониторинг? Приносит ли пользу компании или ограничивает действия? Что будет, если не контролировать сотрудников? И как лучше всего автоматизировать процесс контроля работы сотрудников? На все вопросы ответим сегодня в статье.

Зачем нужен контроль

Мониторинг работы персонала необходим не только руководителю или должностному лицу, отвечающему за выполнение проекта. Но также сотрудникам организации. В этом случае начальник знает, что точно получит результат, лояльность и надежную команду. А персонал развивается профессионально, растет, может претендовать на более высокую и стабильную заработную плату. Кроме того, контроль делает требования и правила понятными.

Правильная организация контроля деятельности персонала улучшает следующие моменты:

• делает понятным KPI, обязанности, санкции для сотрудников, благодаря чему они выдают предсказуемый результат, меньше проваливают задач и проектов;
• повышает доверие и доверенность между деловыми партнерами, контрагентами, за счет чего компания не срывает сроки;
• формирует стабильное качество работы, позволяя бизнесу стать конкурентоспособным, иметь высокую оценку на рынке;
• улучшает качество прохождение кризисов, поскольку команда отличается отлаженным управлением, надежностью;
• выявляет проблемы, ошибки на первых стадиях выполнения проекта, за счет чего исправление недочетов выходит дешевле;
• повышает лояльность сотрудников, т.к. руководство имеет возможность награждать премиями по справедливости;
• фиксирует успехи, а не промахи, что позволяет мотивировать команду, развивать в профессиональном и личностном плане.

Контроль сотрудников представляет собой взаимовыгодное сотрудничество двух сторон, которое внедряется ради общего блага коллектива. Также мониторинг помогает выявлять недобросовестных, нечестных, ленивых и немотивированных сотрудников, не заинтересованных в работе, карьере. Своевременное обнаружение таких лиц позволяет снизить уровень воровства на предприятии, замечать несвоевременный приход и уход, препятствовать внутреннему шпионажу, вычислить мошенников, найти “слабое звено” среди сотрудников.

Что будет, если не контролировать персонал

Любая работа, даже интересная и высокооплачиваемая, продолжает оставаться обязанностью сотрудника и подразумевает серьезные усилия. Недостаток контроля сильно расслабляет команду, приводит к слабому результату. Разберем более подробно основные проблемы, которые возникнут в отсутствие дисциплины и низкого уровня контроля в компании.

Сотрудники перестают работать

Любое живое существо стремится к экономии сил, таков базовый закон природы. Поэтому при отсутствии реального контроля большинство сотрудников постепенно начинает идти по пути наименьшего сопротивления: делают задания быстро и некачественно, затрачивая на дела минимум усилий, прокрастинируют, пьют чай, проводят время за пустыми разговорами.

Не справляющиеся сотрудники не видны

Некоторые товарищи из коллектива делают достаточно много, но на словах. Тогда как их способности и возможности могут быть сильно ограниченными. Без регулярного контроля невозможно отследить, кто именно из сотрудников срывает сроки из-за недостатка квалификации, умений, мотивации. Особенно среди членов коллектива, работающих на аутсорсинге.

Не справляющиеся руководители также теряются из вида

Часть начальников имеют довольно высокий уровень знаний, но могут некачественно выполнять обязанности из-за предвзятости к сотрудникам, принижения, увольнения ценных сотрудников. Некоторые могут утаивать информацию, ценную для команды и компании, чтобы получать высокие премии, хорошо смотреться в глазах высшего руководства.

Таким образом, грамотно выстроенный контроль работы сотрудников – не прихоть работодателей, а необходимость, с помощью которой члены команды трудятся продуктивно. С мониторингом сотрудники имеют возможность быть объективно оцененными, а также самостоятельно анализировать личный вклад в деятельность фирмы. Это повышает мотивацию персонала, производительность бизнеса.

Виды контроля персонала

Существует несколько видов контроля деятельности сотрудников. Среди них различают предварительный, итоговый, поэтапный.

Предварительный

Указанный мониторинг не следует применять слишком часто, т.к. постоянный контроль давит на персонал. Но в ряде случаев он бывает полезен. Например, когда новый сотрудник проходит стажировку в компании. Руководителю просто необходимо своевременно убедиться, что выполнение проекта движется в правильном направлении.

Итоговый

Применяется в работе для проверки конечных итогов трудовой деятельности, когда сотрудник уже достиг определенной цели, решил поставленную задачу. Такой мониторинг осуществляется по отчету о проделанной работе, завершению проекта, выигранному спору в суде, запущенному программному обеспечению.

Преимуществом данного вида контроля является предоставление работнику определенной степени самостоятельности. Она позволяет ему чувствовать доверие, благодаря чему сотрудник старается брать на себя ответственность за выполнение задачи, развивается профессионально. В то же время руководитель сможет экономить ресурсы, время, энергию и не отвлекается от осуществления прямых дел.

В числе недостатков этого вида контроля выделяется значительный риск нарушения сроков поручения или же выполнения персоналом низкокачественной работы. Особенно, если дело касается задач, выполняемых новеньким или неопытным сотрудником. Поэтому такой контроль подходит исключительно в отношении проверенных, квалифицированных сотрудников.

Поэтапный

Используется в том случае, когда необходимо разбить поставленную задачу на конкретные этапы. Данный вид контроля ориентирует персонал не на процессы выполнения труда, а на результат. Это помогает минимизировать риск невыполнения конечной цели.

Каким образом применяется поэтапный контроль персонала в рабочей деятельности? Администрация или руководитель разделяют задачу на несколько логических подзадач. К примеру, на сбор данных, анализ проблемы, поиск путей решения, выбор одного из них, а затем подготовку документации, подачу документов в госорганы для регистрации. После завершения подэтапа, а также последнего этапа начальник проводит проверку.

Поэтапный контроль работы сотрудников лучше всего подходит для крупных задач, рассчитанных на долгое время выполнения. Кроме того, он полезен при взаимодействии с невнимательными сотрудниками, ориентированными на процесс, которые требуют частой поддержки руководителя.

Методы контроля персонала

Конечно, ни в коем случае не нужно вставать за спиной собственных коллег и жестко контролировать каждый их шаг. Это приведет к напряжению в коллективе, стрессу и даже ухудшит показатели отдела, будет работать в минус. К наиболее эффективным методам контроля относятся:

1. Создание условий, в которых члены команды следят друг за другом.
2. Ненавязчивый мониторинг, выполняемый без прямого присутствия руководства.

Самый продуктивный способ – совместить оба метода и применять их равнозначно в работе любого отдела компании. В этом случае результат не заставит себя ждать.

Как организовать контроль за работой сотрудников

Грамотный контроль персонала организуется в соответствии с основными принципами эффективного мониторинга. Мы выделили семь таких правил.

Прозрачность

Каждый работник на предприятии должен быть осведомлен, что его деятельность контролируется. Также ему следует знать, какие инструменты для этого используются, какие ключевые показатели труда оцениваются и какие последствия ждут его в результате эффективной или некачественной работы.

Удобнее всего в данном случае использовать четкий регламент, т.е. письменное руководство или положение о контроле за деятельностью персонала. В нем прописываются все ключевые моменты контроля. Каждый сотрудник должен знать его содержание, понимать условия труда.

Предсказуемость

Ощущение стабильности и безопасности – залог продуктивной деятельности. Выстроенная система контроля должна быть четкой и не меняться слишком часто. Тогда как начальники-самодуры лишь подрывают свой авторитет и снижают показатели производительности.

Объективность

Правила контроля сотрудников должны быть одинаковы для всего коллектива. Беспристрастность – лучший помощник в мониторинге. Тогда как субъективизму и любимчикам в бизнесе места нет.

Незаметность

Находиться в курсе всех дел и лезть в каждый проект – это два абсолютно разных, несовместимых процесса. Руководитель должен действовать только по заранее утвержденному плану, если речь не идет об экстренной ситуации.

Постоянство

Отлаженная система – это регулярная система. Если руководство начинает вести контроль за деятельностью подчиненных, то оно должно заниматься этим на постоянной основе, не бросать и не ослаблять наблюдения, доводить до точки.

Эффективность

Административный персонал, начальство, руководитель и другие топ-менеджеры, осуществляющие контроль за деятельностью персонала, не должны посвящать все свое время мониторингу других сотрудников. Иначе они попросту не будут успевать вести свою деятельность, что скажется на результативности всего дела в целом.

Результативность

Просто контроль ради контроля ничего не дает. Необходимо понимать, что делать с результатами проведенного мониторинга дальше: выявлять эффективных сотрудников или проблемные зоны, продумывать дальнейшие действия, раскрывать потенциал или устранять недочеты.

Ошибки

Как бы руководитель не стремился повысить производительность труда и улучшить показатели сотрудников, он всегда может столкнуться с обратным эффектом. Чаще всего к этому приводят распространенные недочеты, допускаемые административным звеном. Их всего три:

• бессистемный мониторинг, который занимается выявлением недостатков работы, полное игнорирование внимания достижений и успехов команды;
• контроль деятельности сотрудников, в которой начальник ничего не понимает и не разбирается;
• формальный мониторинг, приводящий к таким же формальным действиям сотрудников.

Кроме того, ни в коем случае не допускаются неэтичные методы контроля за командой. К ним относятся прослушивание телефонных разговоров, прочтение сообщений, слежка с помощью монтажа видеокамер, наблюдение за сотрудниками через веб-камеру на ПК или его экраном компьютера.

Отслеживание работы коллектива должно производиться законно, правильно и планомерно, без заскоков и негативного воздействия. В этом случае сотрудники не будут бояться наказаний, увольнений, но начнут стремиться к высоким показателям и плодотворной деятельности. И контроль персонала в компании превратится в очевидный плюс.

3 системы для контроля работы сотрудников

Один из основных факторов успешности управления персоналом – автоматизация контроля работы. Ее осуществление стало возможным с помощью современных дистанционных программ, онлайн-сервисов, систем учета рабочего времени, специальных CRM-систем. Данные решения эффективно обеспечивают продуктивность, подотчетность сотрудников, позволяют добиться соблюдения установленных в компании правил.

Из множества предложенных на рынке лучших продуктов мы выбрали самые надежные и удобные сервисы, которые позволяют качественно отслеживать деятельность работников предприятия, особенно в условиях удаленки. Внимательно прочитайте обзор, ознакомьтесь с функционалом, опциями и выполняемыми задачами, чтобы решить, какая программа подойдет вашему бизнесу.

1. ЛидерТаск

Уникальный помощник помогает команде и отдельным сотрудникам планировать дела и активности, включать в план дня важные дела, мониторить поручения, не забывать о проектах, быстро достигать целей. Программа позволяет эффективно экономить время, становиться компании продуктивнее.

Идеально подходит для работы в коллективе, контроля подчиненных. Ее инструменты легко распределяют и делегируют задачи, создают проекты и настраивают работу с ними, предоставляют индивидуальный или совместный опыт для выполнения и контроля процесса.

Инструменты:

• возможность создания бесконечного списка задач и подзадач, чек-листов, проектов с цветными метками из стандартного набора или созданных по индивидуальным настройкам;
• автоматизация, история, сортировка, фильтрация задач;
• индивидуальный доступ к задачам, “режим бога” – просмотр задач сотрудников, роли команды;
• канбан-доски, визуализация целей, создание планов и графиков;
• клиентская база, создание форм сбора заявок в конструкторе, обработка входящих заявок;
• возможность отправки поручений и перепоручений, контроль, внесение правок, отправка задач на доработку;
• шкала продуктивности сотрудников и график выполнения задач;
• возможность прикрепления любых вложений (фото, изображений, документации, ссылок, архивов);
• встроенный календарь, ежедневник, расписание, “умные” уведомления, напоминания;
• функция “Фокус”, позволяющая концентрироваться на первостепенных делах;
• интеллектуальный поиск, кастомизация настроек;
• виджеты для браузеров, создание задач из писем электронной почты;
• оффлайн-режим и синхронизация.

Тарифы:

• бесплатный (для начинающих, ограниченная версия) – 0 рублей;
• премиум (для профессионалов) – от 217 рублей за пользователя в месяц;
• бизнес (для команд) – от 331 рубля за пользователя в месяц.

Предлагаются специальные условия для научных, образовательных учреждений, НКО. Есть возможность бесплатного тестового периода – от 7 дней, обговаривается с разработчиком индивидуально.

2. МегаПлан

CRM-система подходит для контроля персонала в любых сферах бизнеса: сфере продаж, строительства, сферы услуг, производства и иных. Успешно увеличивает продуктивность работы компании, экономит время для руководителя и сотрудников с помощью анализа, систематизации данных.

Сотрудники, работая в офисе и дистанционно, взаимодействуют с программой, подгружая в нее результат работы. Руководитель может ознакомиться с готовым отчетом благодаря анализу, проведенному софтом по выбранным показателям. Предлагается также функция обратной связи от руководителя отдела или предприятия.

Инструменты:

• единая база клиентов, контроль менеджеров, история взаимодействий, воронка продаж;
• постановка поручений, мониторинг сроков, уведомления, учет тайминга, аналитика;
• календарь, обсуждения, график отпусков;
• автоматизация введения данных;
• интеграция с WhatsApp и другими сторонними сервисами;
• шаблоны документов, автоматические задачи, сценарии сделок;
• высокий уровень безопасности;
• быстрое внедрение;
• мобильные приложения в App Store и Google Play.

Тарифы:

Бесплатный пробный период для любого тарифа – 2 недели.

Облачный вариант:

• совместная работа + (для контроля задач, сроков и результатов): от 329 до 549 рублей в месяц за пользователя;
• совместная работа: бизнес (для контроля задач, ведения проектов и автоматизации бизнес-проектов): от 599 до 999 рублей в месяц за пользователя.

Для новых клиентов МегаПлан предлагает особый тариф – пакет “Команда” (для 3 и 5 работников, на полгода и год). Цена в месяц – от 992 до 3 317 рублей.

Также есть возможность подключения безлимитного тарифа с неограниченным числом пользователей на год. Цена пакета рассчитывается для компании в персональном порядке.

Коробочный вариант:

• совместная работа + (проектным командам и отделам, компаниям с филиалами или выездными сотрудниками): до 10 пользователей – 45000 рублей, до 30 работников – 115000 рублей;
• совместная работа: бизнес (компаниям с филиалами, производственным и строительным организациям, корпорациям): до 10 сотрудников – 75000 рублей, до 30 сотрудников – 195000 рублей, безлимит – до 350000 рублей.

3. Crocotime

Программа, осуществляющая автоматический учет часов рабочего времени за компьютером, встреч и звонков. Помогает руководителю отслеживать деятельность менеджеров за ПК, местоположение, чем они пользовались и в каких программах работали. При этом приложения можно пометить в качестве эффективных или неэффективных.

Инструменты:

• мониторинг деятельности за компьютером;
• фотография рабочего дня;
• автоматические табели;
• аналитика бизнес-процессов, консалтинговые услуги;
• интеграции с телефонией, корпоративными календарями, турникетами, кадровыми системами;
• стабильная техническая поддержка и обновления системы;
• гибкая настройка программного обеспечения под конкретную компанию и сферу бизнеса;
• облачная и локальная версии сервиса.

Тарифы:

• облачный – 250 рублей за пользователя в месяц;
• локальный – рассчитывается индивидуально, зависит от количества сотрудников, размеров компании.

Бесплатный пробный период облачной версии – 2 недели.

Заключение

Не забывайте, что перед покупкой программного обеспечения его необходимо протестировать. Для этого сервисы предлагают либо пробный период от 7 до 30 дней пользования, либо бесплатную версию с ограниченным комплексом функций.

Тогда точно не ошибетесь, сделаете правильный выбор. Сервис позволит эффективно осуществлять контроль за сотрудниками, повышать продуктивность труда, улучшать показатели продаж товаров или услуг. Желаем удачи!