Кайдзен планирование: основные элементы и принципы

Ставя перед собой цель сделать огромное количество дел за короткое время, вы сознательно загоняете себя в тупик. Ведь ваши текущие задачи не закончатся никогда. Поэтому не нужно стремиться сделать как можно больше, а концентрироваться на важных, глобальных делах. Чтобы добиться успеха в работе, в жизни, важно планировать правильные вещи. Рассматривать бизнес как непрерывный процесс, в котором каждый элемент связан с другим и имеет определенную ценность. Мы предлагаем использовать для этого японскую методику Кайдзен, которая поможет избавиться от суеты и навести порядок в делах. В нашей статье мы расскажем о том, что это такое. Какие результаты оно дает и как использовать метод на практике.

В чем заключается смысл техники

Философия управления бизнесом Кайдзен появилась в Японии после Второй Мировой Войны. В дословном переводе термин обозначает: «изменения к лучшему». Суть концепции заключается в постоянной модернизации бизнес процессов. Для достижения успеха все элементы бизнес среды компании должны непрерывно улучшаться и совершенствоваться. Любая оптимизация положительно сказывается на общих результатах работы. Люди работают лучше, получают удовлетворение от рабочего процесса. Улучшается качество продукта. Компания получает дополнительную прибыль и быстрее достигает поставленных целей.

Данная философия применима ко всем сферам жизни. На ее основе разработано множество методик, техник и инструментов планирования. Данный подход направлен не на достижение определенного результата, а на получение удовольствия от самого процесса деятельности. Успешность оценивается не по достижениям, а по стремлению их достичь, желанию постоянного самосовершенствования. При таком подходе каждый участник команды старается как можно лучше выполнить отведенную ему роль. Так он вносит свой вклад в общий успех команды.

Принципы и основные элементы концепции Кайдзен

В основе концепции kaizen используется метод бережливого производства. То есть устранения процессов и действий, приводящих к убыткам, оптимизация работы каждого отдела, сотрудника, ориентация на потребителей.

Философия Кайдзен строится на цикличности действий. Они постоянно повторяются в замкнутом цикле, способствуя развитию компании. Цикличность базируется на двух ключевых принципах:

• PDCA (Plan-Do-Check-Act — Планировать-Действовать-Проверять-Исправлять). Сначала планируются изменения, потом они внедряются на практике. После проверки результатов в процесс вносятся соответствующие коррективы. Далее происходит повторение цикла.
• SDCA (Standardize-Do-Check-Act — Стандартизировать-Действовать-Проверять-Исправлять). Разрабатываются стандарты. Их внедряют в производство, проверяют. Затем рабочие процессы корректируются по результатам проверки. Таким образом, повышается эффективность управления, упрощается процесс внедрения стандартов в компании.

К основным элементам Кайдзен относят:

• Самодисциплину. Сотрудники самостоятельно планируют и распределяют свое рабочее время, контролируют качество работы, соблюдают сроки выполнения поставленных задач.
• Моральный дух. В обязанности работодателя входит мотивация сотрудников, обеспечивающая качественную и эффективную работу на результат. Исполнителей стимулируют работать лучше, обеспечивая им удобные условия труда, выплачивая премии и другие вознаграждения.
• Командную работу. Все сотрудники компании работают на общий результат. Поэтому компания всячески поощряет их обучение, повышение квалификации, создание брэйншторм-групп и взаимное обучение, в том числе, в рабочее время.
• Непрерывность изменений с отказом от формальных регламентов, если те не помогают решать поставленные задачи или тормозят развитие.
• Открытость. Все рабочие вопросы обсуждаются по видеосвязи, в публичном формате. Для обсуждения проблемных вопросов организуются брэйнштормы. Проблемы компании не скрываются от клиента, поэтому они решаются эффективнее и быстрее. В IT компаниях, практикующих философию кайдзен, используются open space офисы, часть которых отводится под коворкинг. Сотрудники могут работать в удобном для них месте.

В кайдзен философии важно правильное обустройство рабочих мест. Для их оптимизации используется специальная методика 5S.

Seiri	Сортировка	Необходимо разобраться со всеми предметами, присутствующими на рабочем месте. Не использующиеся вещи маркируют и убирают со стола.
Seiton	Систематизация	Оставшиеся предметы и инструменты должны находиться строго на отведенных для них местах. Для этого в кайдзен планировании предусмотрены схемы расстановки.
Seiso	Поддержание чистоты	Рабочее место должно быть идеально чистым. Его нужно приводить в порядок после завершения работы.
Seiketsu	Стандартизация	Перечисленные выше действия должны стать обязательной системой. Для закрепления полезных навыков возможно проведение специальных тренингов.
Shitsuke	Совершенствование	Данные принципы являются обязательным правилом для всех сотрудников. Их нужно далее улучшать и развивать.

Японская концепция предполагает активное участие сотрудников в процессах управления производством. Они могут вносить свои идеи в импровизированный «банк». Руководство внимательно изучает и рассматривает каждую из них, даже если на первый взгляд, предложения работников кажутся нереалистичными или странными.

Как происходит Кайдзен планирование

Кайдзен планирование выполняется с помощью методики Канбан. Эта методика обеспечивает абсолютную прозрачность рабочих процессов с визуализацией задач на общей доске. Каждый участник команды может взять с нее свое индивидуальное задание, наглядно видя, какие действия выполняют его коллеги по команде. По мере исполнения задачи перемещаются в соответствующие колонки. Поэтому руководитель и исполнители видят, какие задания завершены или находятся в работе.

Кайдзен планирование происходит в несколько этапов:

1. Все задачи фиксируются в письменном виде. Каждая мысль записывается на отдельной карточке. Изначально они напоминают непрерывный поток, но Затем они сортируются по важности выполнения.
2. Формулируется личная или командная миссия. Для этого нужно честно ответить на несколько вопросов:

• Кто мы?
• Чего хотим?
• Какой мы видим компанию в будущем?
• Что оставим после себя?

Японцы для определения миссии используют технику Икигай, помогающую достичь баланса между работой и жизнью.

Пример персональной миссии: «Я хочу прожить счастливую, обеспеченную жизнь с пользой для общества и окружающей среды».

1. Карточки сортируются по категориям.
2. После фильтрации и сортировки задач для каждой из них устанавливаются сроки выполнения. На канбан доске для этого выделяют три колонки: «Нужно сделать», «Сделано», «Запланировано».
3. Далее создается отдельная доска на ближайший месяц, включающая разделы:

• «Нужно выполнить»;
• «Запланировано»;
• В работе, у другого исполнителя;
• В работе, у меня;
• Сегодня;
• Завершено.

Глобальные стратегические планы составляются на специальных «годовых» досках. После выполнения всех задач доски удаляют или переименовывают для последующего использования.

Кайдзен планирование в ЛидерТаск

Первым шагом к освоению методики Кайдзен является освоение навыков планирования. Чтобы структурировать и организовать все рабочие процессы в команде по системе Канбан, можно использовать обычную доску в офисе или воспользоваться современным сервисом ЛидерТаск.

В приложении можно составлять списки задач, распределять их по категориям или приоритетности с помощью цветовых меток, устанавливать сроки выполнения для каждого задания. Присваивать им статусы, перемещать в столбцах. Автоматизировать рутинные повторяющиеся дела. Программа перенесет их на нужную дату, пришлет уведомление о времени исполнения. В функционал программы встроен набор time management инструментов для правильной организации рабочих процессов.

В ЛидерТаск также можно устраивать мозговые штурмы с коллегами для оперативного решения любых вопросов по проекту. Организовать обратную связь между руководством и исполнителями. Вы можете поделиться результатами работы с другими сотрудниками, распределить обязанности между сотрудниками, отслеживать ход исполнения порученных задач. Видеть полную картину ваших рабочих, личных дел на виртуальной доске или календаре. Сервис работает на всех цифровых платформах, в том числе, без интернета.

Заключение

Внедрение философии кайдзен в деятельность любой компании – трудоемкий процесс, требующий масштабной перестройки мышления сотрудников на всех уровнях. Поэтому к системе лучше подходить небольшими шагами, постоянно задавая себе вопрос: как сделать компанию лучше. Важнейшим элементом практики кайдзен являются мысли и идеи работников. Исполнители, работающие на второстепенных ролях, чаще подмечают мелкие, незначительные детали, неочевидные с управленческих мест.

Применение кайдзен планирования обеспечивает формирование культуры непрерывного улучшения на всех уровнях компании. Персонал, замотивированный на развитие и самосовершенствование, будет стремиться выполнить свои обязанности качественно и эффективно. Это приведет к повышению прибыльности и процветанию компании.