Кайдзен планирование: основные элементы и принципы
26 сент. 2023 г.
Ставя перед собой цель сделать огромное количество дел за короткое время, вы сознательно загоняете себя в тупик. Ведь ваши текущие задачи не закончатся никогда. Поэтому не нужно стремиться сделать как можно больше, а концентрироваться на важных, глобальных делах. Чтобы добиться успеха в работе, в жизни, важно планировать правильные вещи. Рассматривать бизнес как непрерывный процесс, в котором каждый элемент связан с другим и имеет определенную ценность. Мы предлагаем использовать для этого японскую методику Кайдзен, которая поможет избавиться от суеты и навести порядок в делах. В нашей статье мы расскажем о том, что это такое. Какие результаты оно дает и как использовать метод на практике.
В чем заключается смысл техники
Философия управления бизнесом Кайдзен появилась в Японии после Второй Мировой Войны. В дословном переводе термин обозначает: «изменения к лучшему». Суть концепции заключается в постоянной модернизации бизнес процессов. Для достижения успеха все элементы бизнес среды компании должны непрерывно улучшаться и совершенствоваться. Любая оптимизация положительно сказывается на общих результатах работы. Люди работают лучше, получают удовлетворение от рабочего процесса. Улучшается качество продукта. Компания получает дополнительную прибыль и быстрее достигает поставленных целей.
Данная философия применима ко всем сферам жизни. На ее основе разработано множество методик, техник и инструментов планирования. Данный подход направлен не на достижение определенного результата, а на получение удовольствия от самого процесса деятельности. Успешность оценивается не по достижениям, а по стремлению их достичь, желанию постоянного самосовершенствования. При таком подходе каждый участник команды старается как можно лучше выполнить отведенную ему роль. Так он вносит свой вклад в общий успех команды.
Принципы и основные элементы концепции Кайдзен
В основе концепции kaizen используется метод бережливого производства. То есть устранения процессов и действий, приводящих к убыткам, оптимизация работы каждого отдела, сотрудника, ориентация на потребителей.
Философия Кайдзен строится на цикличности действий. Они постоянно повторяются в замкнутом цикле, способствуя развитию компании. Цикличность базируется на двух ключевых принципах:
- PDCA (Plan-Do-Check-Act — Планировать-Действовать-Проверять-Исправлять). Сначала планируются изменения, потом они внедряются на практике. После проверки результатов в процесс вносятся соответствующие коррективы. Далее происходит повторение цикла.
- SDCA (Standardize-Do-Check-Act — Стандартизировать-Действовать-Проверять-Исправлять). Разрабатываются стандарты. Их внедряют в производство, проверяют. Затем рабочие процессы корректируются по результатам проверки. Таким образом, повышается эффективность управления, упрощается процесс внедрения стандартов в компании.
К основным элементам Кайдзен относят:
- Самодисциплину. Сотрудники самостоятельно планируют и распределяют свое рабочее время, контролируют качество работы, соблюдают сроки выполнения поставленных задач.
- Моральный дух. В обязанности работодателя входит мотивация сотрудников, обеспечивающая качественную и эффективную работу на результат. Исполнителей стимулируют работать лучше, обеспечивая им удобные условия труда, выплачивая премии и другие вознаграждения.
- Командную работу. Все сотрудники компании работают на общий результат. Поэтому компания всячески поощряет их обучение, повышение квалификации, создание брэйншторм-групп и взаимное обучение, в том числе, в рабочее время.
- Непрерывность изменений с отказом от формальных регламентов, если те не помогают решать поставленные задачи или тормозят развитие.
- Открытость. Все рабочие вопросы обсуждаются по видеосвязи, в публичном формате. Для обсуждения проблемных вопросов организуются брэйнштормы. Проблемы компании не скрываются от клиента, поэтому они решаются эффективнее и быстрее. В IT компаниях, практикующих философию кайдзен, используются open space офисы, часть которых отводится под коворкинг. Сотрудники могут работать в удобном для них месте.
В кайдзен философии важно правильное обустройство рабочих мест. Для их оптимизации используется специальная методика 5S.
Японская концепция предполагает активное участие сотрудников в процессах управления производством. Они могут вносить свои идеи в импровизированный «банк». Руководство внимательно изучает и рассматривает каждую из них, даже если на первый взгляд, предложения работников кажутся нереалистичными или странными.
Как происходит Кайдзен планирование
Кайдзен планирование выполняется с помощью методики Канбан. Эта методика обеспечивает абсолютную прозрачность рабочих процессов с визуализацией задач на общей доске. Каждый участник команды может взять с нее свое индивидуальное задание, наглядно видя, какие действия выполняют его коллеги по команде. По мере исполнения задачи перемещаются в соответствующие колонки. Поэтому руководитель и исполнители видят, какие задания завершены или находятся в работе.
Кайдзен планирование происходит в несколько этапов:
- Все задачи фиксируются в письменном виде. Каждая мысль записывается на отдельной карточке. Изначально они напоминают непрерывный поток, но Затем они сортируются по важности выполнения.
- Формулируется личная или командная миссия. Для этого нужно честно ответить на несколько вопросов:
- Кто мы?
- Чего хотим?
- Какой мы видим компанию в будущем?
- Что оставим после себя?
Японцы для определения миссии используют технику Икигай, помогающую достичь баланса между работой и жизнью.
Пример персональной миссии: «Я хочу прожить счастливую, обеспеченную жизнь с пользой для общества и окружающей среды».
- Карточки сортируются по категориям.
- После фильтрации и сортировки задач для каждой из них устанавливаются сроки выполнения. На канбан доске для этого выделяют три колонки: «Нужно сделать», «Сделано», «Запланировано».
- Далее создается отдельная доска на ближайший месяц, включающая разделы:
- «Нужно выполнить»;
- «Запланировано»;
- В работе, у другого исполнителя;
- В работе, у меня;
- Сегодня;
- Завершено.
Глобальные стратегические планы составляются на специальных «годовых» досках. После выполнения всех задач доски удаляют или переименовывают для последующего использования.
Кайдзен планирование в ЛидерТаск
Первым шагом к освоению методики Кайдзен является освоение навыков планирования. Чтобы структурировать и организовать все рабочие процессы в команде по системе Канбан, можно использовать обычную доску в офисе или воспользоваться современным сервисом ЛидерТаск.
В приложении можно составлять списки задач, распределять их по категориям или приоритетности с помощью цветовых меток, устанавливать сроки выполнения для каждого задания. Присваивать им статусы, перемещать в столбцах. Автоматизировать рутинные повторяющиеся дела. Программа перенесет их на нужную дату, пришлет уведомление о времени исполнения. В функционал программы встроен набор time management инструментов для правильной организации рабочих процессов.
В ЛидерТаск также можно устраивать мозговые штурмы с коллегами для оперативного решения любых вопросов по проекту. Организовать обратную связь между руководством и исполнителями. Вы можете поделиться результатами работы с другими сотрудниками, распределить обязанности между сотрудниками, отслеживать ход исполнения порученных задач. Видеть полную картину ваших рабочих, личных дел на виртуальной доске или календаре. Сервис работает на всех цифровых платформах, в том числе, без интернета.
Заключение
Внедрение философии кайдзен в деятельность любой компании – трудоемкий процесс, требующий масштабной перестройки мышления сотрудников на всех уровнях. Поэтому к системе лучше подходить небольшими шагами, постоянно задавая себе вопрос: как сделать компанию лучше. Важнейшим элементом практики кайдзен являются мысли и идеи работников. Исполнители, работающие на второстепенных ролях, чаще подмечают мелкие, незначительные детали, неочевидные с управленческих мест.
Применение кайдзен планирования обеспечивает формирование культуры непрерывного улучшения на всех уровнях компании. Персонал, замотивированный на развитие и самосовершенствование, будет стремиться выполнить свои обязанности качественно и эффективно. Это приведет к повышению прибыльности и процветанию компании.
Скачать бесплатно