В реестре отечественного ПО
Контроль персонала на предприятиях происходит по-разному. Одни руководители ограничиваются отчетами и результатами проделанной работы, другие вкладываются в охранные службы, видеонаблюдение. Третьи развивают автоматизацию, предпочитая GPS-трекеры и удаленные CRM-системы.
Для чего нужен такой мониторинг? Приносит ли пользу компании или ограничивает действия? Что будет, если не контролировать сотрудников? И как лучше всего автоматизировать процесс контроля работы сотрудников? На все вопросы ответим сегодня в статье.
Мониторинг работы персонала необходим не только руководителю или должностному лицу, отвечающему за выполнение проекта. Но также сотрудникам организации. В этом случае начальник знает, что точно получит результат, лояльность и надежную команду. А персонал развивается профессионально, растет, может претендовать на более высокую и стабильную заработную плату. Кроме того, контроль делает требования и правила понятными.
Правильная организация контроля деятельности персонала улучшает следующие моменты:
Контроль сотрудников представляет собой взаимовыгодное сотрудничество двух сторон, которое внедряется ради общего блага коллектива. Также мониторинг помогает выявлять недобросовестных, нечестных, ленивых и немотивированных сотрудников, не заинтересованных в работе, карьере. Своевременное обнаружение таких лиц позволяет снизить уровень воровства на предприятии, замечать несвоевременный приход и уход, препятствовать внутреннему шпионажу, вычислить мошенников, найти “слабое звено” среди сотрудников.
Любая работа, даже интересная и высокооплачиваемая, продолжает оставаться обязанностью сотрудника и подразумевает серьезные усилия. Недостаток контроля сильно расслабляет команду, приводит к слабому результату. Разберем более подробно основные проблемы, которые возникнут в отсутствие дисциплины и низкого уровня контроля в компании.
Любое живое существо стремится к экономии сил, таков базовый закон природы. Поэтому при отсутствии реального контроля большинство сотрудников постепенно начинает идти по пути наименьшего сопротивления: делают задания быстро и некачественно, затрачивая на дела минимум усилий, прокрастинируют, пьют чай, проводят время за пустыми разговорами.
Некоторые товарищи из коллектива делают достаточно много, но на словах. Тогда как их способности и возможности могут быть сильно ограниченными. Без регулярного контроля невозможно отследить, кто именно из сотрудников срывает сроки из-за недостатка квалификации, умений, мотивации. Особенно среди членов коллектива, работающих на аутсорсинге.
Часть начальников имеют довольно высокий уровень знаний, но могут некачественно выполнять обязанности из-за предвзятости к сотрудникам, принижения, увольнения ценных сотрудников. Некоторые могут утаивать информацию, ценную для команды и компании, чтобы получать высокие премии, хорошо смотреться в глазах высшего руководства.
Таким образом, грамотно выстроенный контроль работы сотрудников – не прихоть работодателей, а необходимость, с помощью которой члены команды трудятся продуктивно. С мониторингом сотрудники имеют возможность быть объективно оцененными, а также самостоятельно анализировать личный вклад в деятельность фирмы. Это повышает мотивацию персонала, производительность бизнеса.
Существует несколько видов контроля деятельности сотрудников. Среди них различают предварительный, итоговый, поэтапный.
Указанный мониторинг не следует применять слишком часто, т.к. постоянный контроль давит на персонал. Но в ряде случаев он бывает полезен. Например, когда новый сотрудник проходит стажировку в компании. Руководителю просто необходимо своевременно убедиться, что выполнение проекта движется в правильном направлении.
Применяется в работе для проверки конечных итогов трудовой деятельности, когда сотрудник уже достиг определенной цели, решил поставленную задачу. Такой мониторинг осуществляется по отчету о проделанной работе, завершению проекта, выигранному спору в суде, запущенному программному обеспечению.
Преимуществом данного вида контроля является предоставление работнику определенной степени самостоятельности. Она позволяет ему чувствовать доверие, благодаря чему сотрудник старается брать на себя ответственность за выполнение задачи, развивается профессионально. В то же время руководитель сможет экономить ресурсы, время, энергию и не отвлекается от осуществления прямых дел.
В числе недостатков этого вида контроля выделяется значительный риск нарушения сроков поручения или же выполнения персоналом низкокачественной работы. Особенно, если дело касается задач, выполняемых новеньким или неопытным сотрудником. Поэтому такой контроль подходит исключительно в отношении проверенных, квалифицированных сотрудников.
Используется в том случае, когда необходимо разбить поставленную задачу на конкретные этапы. Данный вид контроля ориентирует персонал не на процессы выполнения труда, а на результат. Это помогает минимизировать риск невыполнения конечной цели.
Каким образом применяется поэтапный контроль персонала в рабочей деятельности? Администрация или руководитель разделяют задачу на несколько логических подзадач. К примеру, на сбор данных, анализ проблемы, поиск путей решения, выбор одного из них, а затем подготовку документации, подачу документов в госорганы для регистрации. После завершения подэтапа, а также последнего этапа начальник проводит проверку.
Поэтапный контроль работы сотрудников лучше всего подходит для крупных задач, рассчитанных на долгое время выполнения. Кроме того, он полезен при взаимодействии с невнимательными сотрудниками, ориентированными на процесс, которые требуют частой поддержки руководителя.
Конечно, ни в коем случае не нужно вставать за спиной собственных коллег и жестко контролировать каждый их шаг. Это приведет к напряжению в коллективе, стрессу и даже ухудшит показатели отдела, будет работать в минус. К наиболее эффективным методам контроля относятся:
Самый продуктивный способ – совместить оба метода и применять их равнозначно в работе любого отдела компании. В этом случае результат не заставит себя ждать.
Грамотный контроль персонала организуется в соответствии с основными принципами эффективного мониторинга. Мы выделили семь таких правил.
Каждый работник на предприятии должен быть осведомлен, что его деятельность контролируется. Также ему следует знать, какие инструменты для этого используются, какие ключевые показатели труда оцениваются и какие последствия ждут его в результате эффективной или некачественной работы.
Удобнее всего в данном случае использовать четкий регламент, т.е. письменное руководство или положение о контроле за деятельностью персонала. В нем прописываются все ключевые моменты контроля. Каждый сотрудник должен знать его содержание, понимать условия труда.
Ощущение стабильности и безопасности – залог продуктивной деятельности. Выстроенная система контроля должна быть четкой и не меняться слишком часто. Тогда как начальники-самодуры лишь подрывают свой авторитет и снижают показатели производительности.
Правила контроля сотрудников должны быть одинаковы для всего коллектива. Беспристрастность – лучший помощник в мониторинге. Тогда как субъективизму и любимчикам в бизнесе места нет.
Находиться в курсе всех дел и лезть в каждый проект – это два абсолютно разных, несовместимых процесса. Руководитель должен действовать только по заранее утвержденному плану, если речь не идет об экстренной ситуации.
Отлаженная система – это регулярная система. Если руководство начинает вести контроль за деятельностью подчиненных, то оно должно заниматься этим на постоянной основе, не бросать и не ослаблять наблюдения, доводить до точки.
Административный персонал, начальство, руководитель и другие топ-менеджеры, осуществляющие контроль за деятельностью персонала, не должны посвящать все свое время мониторингу других сотрудников. Иначе они попросту не будут успевать вести свою деятельность, что скажется на результативности всего дела в целом.
Просто контроль ради контроля ничего не дает. Необходимо понимать, что делать с результатами проведенного мониторинга дальше: выявлять эффективных сотрудников или проблемные зоны, продумывать дальнейшие действия, раскрывать потенциал или устранять недочеты.
Как бы руководитель не стремился повысить производительность труда и улучшить показатели сотрудников, он всегда может столкнуться с обратным эффектом. Чаще всего к этому приводят распространенные недочеты, допускаемые административным звеном. Их всего три:
Кроме того, ни в коем случае не допускаются неэтичные методы контроля за командой. К ним относятся прослушивание телефонных разговоров, прочтение сообщений, слежка с помощью монтажа видеокамер, наблюдение за сотрудниками через веб-камеру на ПК или его экраном компьютера.
Отслеживание работы коллектива должно производиться законно, правильно и планомерно, без заскоков и негативного воздействия. В этом случае сотрудники не будут бояться наказаний, увольнений, но начнут стремиться к высоким показателям и плодотворной деятельности. И контроль персонала в компании превратится в очевидный плюс.
Один из основных факторов успешности управления персоналом – автоматизация контроля работы. Ее осуществление стало возможным с помощью современных дистанционных программ, онлайн-сервисов, систем учета рабочего времени, специальных CRM-систем. Данные решения эффективно обеспечивают продуктивность, подотчетность сотрудников, позволяют добиться соблюдения установленных в компании правил.
Из множества предложенных на рынке лучших продуктов мы выбрали самые надежные и удобные сервисы, которые позволяют качественно отслеживать деятельность работников предприятия, особенно в условиях удаленки. Внимательно прочитайте обзор, ознакомьтесь с функционалом, опциями и выполняемыми задачами, чтобы решить, какая программа подойдет вашему бизнесу.
Уникальный помощник помогает команде и отдельным сотрудникам планировать дела и активности, включать в план дня важные дела, мониторить поручения, не забывать о проектах, быстро достигать целей. Программа позволяет эффективно экономить время, становиться компании продуктивнее.
Идеально подходит для работы в коллективе, контроля подчиненных. Ее инструменты легко распределяют и делегируют задачи, создают проекты и настраивают работу с ними, предоставляют индивидуальный или совместный опыт для выполнения и контроля процесса.
Предлагаются специальные условия для научных, образовательных учреждений, НКО. Есть возможность бесплатного тестового периода – от 7 дней, обговаривается с разработчиком индивидуально.
CRM-система подходит для контроля персонала в любых сферах бизнеса: сфере продаж, строительства, сферы услуг, производства и иных. Успешно увеличивает продуктивность работы компании, экономит время для руководителя и сотрудников с помощью анализа, систематизации данных.
Сотрудники, работая в офисе и дистанционно, взаимодействуют с программой, подгружая в нее результат работы. Руководитель может ознакомиться с готовым отчетом благодаря анализу, проведенному софтом по выбранным показателям. Предлагается также функция обратной связи от руководителя отдела или предприятия.
Бесплатный пробный период для любого тарифа – 2 недели.
Облачный вариант:
Для новых клиентов МегаПлан предлагает особый тариф – пакет “Команда” (для 3 и 5 работников, на полгода и год). Цена в месяц – от 992 до 3 317 рублей.
Также есть возможность подключения безлимитного тарифа с неограниченным числом пользователей на год. Цена пакета рассчитывается для компании в персональном порядке.
Коробочный вариант:
Программа, осуществляющая автоматический учет часов рабочего времени за компьютером, встреч и звонков. Помогает руководителю отслеживать деятельность менеджеров за ПК, местоположение, чем они пользовались и в каких программах работали. При этом приложения можно пометить в качестве эффективных или неэффективных.
Бесплатный пробный период облачной версии – 2 недели.
Не забывайте, что перед покупкой программного обеспечения его необходимо протестировать. Для этого сервисы предлагают либо пробный период от 7 до 30 дней пользования, либо бесплатную версию с ограниченным комплексом функций.
Тогда точно не ошибетесь, сделаете правильный выбор. Сервис позволит эффективно осуществлять контроль за сотрудниками, повышать продуктивность труда, улучшать показатели продаж товаров или услуг. Желаем удачи!
3 февр. 2022 г.
