Контроль выполнения поручений и все документы — под охраной современного ПО

Документооборот и поручения — вот два главных затыка работы любой компании. Обеспечить достойный контроль выполнения поручений сложно, но можно. То же касается и хранения документов — каждый на своем месте. Думаете, сказка? Совсем нет, и имя этой правдивой истории — ЛидерТаск.

подробнее об ошибках при создании поручений

Как организовать контроль поручений

Сначала определимся с главными вопросами организации контроля поручений:

  1. Как узнать, в какой стадии исполнение вашего поручения?
  2. Как предотвратить игнорирование поручений?
  3. Как проверить результат порученной задачи?

Все ответы можно найти в программе ЛидерТаск. Благодаря разработанной системе поручений, ни одна ваша задача не пропадет из поля зрения. Занесите всех сотрудников в программу и раздавайте письменные поручения любого масштаба — вплоть до глобального проекта.

Когда вы отправите свое поручение одному из подчиненных, его аватар напротив названия задачи станет полупрозрачным — это значит, что поручение уже доставлено, но еще не прочитано. Как только сотрудник откроет задачу от вас, его аватар в программе приобретет стандартный окрас. Таким образом, высказывания наподобие “Я не видел” будут просто неуместны.

Пропустить вашу задачу у сотрудника также не выйдет — если, конечно, вы не назначите дедлайн решения задачи. Она появится в списке дел вашего подчиненного, а в навигаторе программы отобразится ваше имя с количеством порученных задач.

Программа ЛидерТаск сделает комфортным и удобным процесс создания поручений

Если поручение не будет исполнено к сроку, то на следующий день оно появится в вашем списке дел, и вы сможете спросить у исполнителя, в чем причина задержки. Спросить вы также можете во встроенном чате, что появляется у каждой задачи после ее создания.

Таким образом, все ваши поручения будут обязательно выполнены, и ни одно из них не будет утеряно. ЛидерТаск поможет вам с организацией контроля исполнения поручений на все 100%. Подробнее о том, как узнать, прочитано ли поручение, вы можете посмотреть в видео ниже:

Видео как узнать прочитано ли поручение

А что же насчет документов по поручению? Как обеспечить полный контроль исполнения документов и поручений?

Работа с документами в ЛидерТаске

Все файлы и документы по конкретной задаче хранятся внутри этой самой задачи. Это могут быть и файлы Microsoft Office, и фотоматериалы, и видеоролики и т.д.

Например, задача заключается в создании графики для нового сайта — прикрепите к поручению или проекту все нужные файлы. К ним будут иметь доступ только те сотрудники, которым вы сами позволите. Так что конфиденциальная информация никогда не попадет в руки посторонним лицам — это исключено!

Мало кто знает, но внутри ЛидерТаска вы также можете создавать свои документы — заметки с форматированием прямо внутри нужного поручения. Для этого в необходимой задаче отыщите соответствующую кнопку и в открывшемся окне создавайте документы любого содержания.

работа с документами и вложениями в программе ЛидерТаск

Как визуально выделить важные и срочные поручения и документы?

Разработчики ПО предусмотрели все самое нужное для визуальной работы с задачами — цвета, метки, подзадачи и многое другое. Например, если одно из ваших поручений носит безотлагательный характер, то создайте одноименную метку и прикрепите ее к нужной задаче. Сотрудник увидит ее в уведомлении и списке дел, и моментально начнет ее выполнение.

Легкий лайфхак от нас самих — внесите в Правила компании пункт о том, что поручения с соответствующими метками нужно выполнять в первую очередь, отложив все остальные дела на потом. И таким образом, вы сможете выстроить целую систему работы с поручениями внутри вашей организации.

Визуализируйте информацию, выделяйте все самое главное, а начните с загрузки программы для контроля поручений ЛидерТаск.