Этот сайт использует файлы cookies: продолжая работать с сайтом, вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности

Эффективное управление тайм менеджментом

В основе тайм-менеджмента лежит опыт управления временем. Этот опыт нарабатывается в результате поисков самого оптимального плана выполнения дел. Ведь один и тот же список задач можно выполнять разными путями, затрачивая различное время и усилия.
Для плана работ не существует верного алгоритма, который позволит выполнить перечень за минимальное время. Всегда найдётся способ завершить план быстрее и с меньшими тратами ресурсов. Задача тайм управления - тайм менеджмента - найти несколько вариантов выполнения и помочь с выбором наиболее рационального.
Итак, по каким параметрам нужно выбирать лучший план действий:
  1. Скорость выполнения всего списка
  2. Затрачиваемые ресурсы (время, деньги, сырьё и нервы)
  3. Наличие узких мест (работы, которые могут притормозить выполнение всей цепочки действий)
  4. Количество зависимостей от внешних исполнителей
  5. Вероятность успеха выполнения задач (в общем случае должна быть больше 80%)
  6. Наличие опыта выполнения аналогичных задач
Этот список - не исчерпывающий. Здесь приведены наиболее значимые и легко применимые критерии.

Трудности при выполнении

Менеджмент и управление временем позволяют не только выбрать оптимальный план действий, но и наладить контроль за выполнением. Как показывает практика, во время выполнения могут происходить события, которые снижают вероятность завершения всего плана работ.
К таким событиям относят:
  1. Затягивание срока выполнения задач
  2. Появление срочных задач вне плана
  3. Смена конечной цели, которая влечёт за собой изменение частей плана
  4. Изменение количества доступных ресурсов (например, уменьшение количества участников проекта)
  5. Появление непредвиденных цепочек работ (эффект квеста)
  6. Форс-мажорные обстоятельства
Чтобы исключить появление этих ситуаций или уменьшить последствия их возникновения, необходимо постоянно контролировать процесс выполнения.
Тайм управление или тайм менеджмент предоставляет готовые техники для налаживания контроля. Одна из таких техник предполагает создание точек контроля. Они представляют собой проверки состояния дел: определение доли выполненных работ и выявление актуальных проблем и принятие решений по их устранению.

Анализ выполнения плана

Заключительным этапом цикла менеджмента и управления временем является анализ выполненных работ. На этом этапе определяется, насколько эффективными оказались составленный план работ и процесс реализации этого плана.
Признаки неэффективности этапа планирования:
  1. Большое количество изменений в плане (например, изменение сроков и состава работ)
  2. Неравномерная рабочая загрузка (количество задач значительно варьируется в разные дни)
Признаки неэффективности этапа выполнения:
  1. Возвращение задач на доработку
  2. Наличие просроченных задач
  3. Наличие невыполненных задач
Все найденные ошибки и шероховатости подлежат исправлению в будущих циклах работ.

Инструменты менеджмента и управления временем

Успешное планирование и реализация проектов требуют применения профессиональных инструментов. К таким инструментам в первую очередь относят специальное программное обеспечение. Да, существуют и аналоговые средства управления, например, канбан-доски, однако они не так удобны в использовании. Именно приложения позволяют раскрыть всю мощь тайм управления и тайм менеджмента.
Одно из самых удобных и функциональных приложений - это ЛидерТаск.
ЛидерТаск позволит составить план работ с любой степенью детализации:
 ЛидерТаск - помощник в организации тайм менеджмента
Также грамотно распределять временные ресурсы:
Создаем задачи
И дополнительно контролировать выполнение плана:
Попробуйте ЛидерТаск сейчас!