Aльтернатива Outlook

Сергей Новиков

Спросил я у одного знакомого, какой лучший органайзер? Он ответил: «Конечно, Microsoft Outlook». А потом немного подумал и добавил: «Во всяком случае, самый популярный». Но популярность для меня не главное. А так как по роду своей деятельности мне приходится много информации записывать (или хранить в памяти), то решил я к этому делу подойти более ответственно. Изучил многие органайзеры и планировщики. Самым подходящим и удобным для меня оказался LeaderTask от компании Almeza. Не буду сравнивать его со всеми органайзерами, сравню с самым популярным – с Microsoft Outlook. Безусловно, Microsoft Outlook – хороший качественный программный продукт, но по некоторым пунктам он уступает LeaderTask. Хотя по некоторым другим и превосходит. В этой статье я все эти параметры перечислю. Итак…
Преимущества LeaderTask.

1. Отдельные группы объектов.

В LeaderTask определены различные виды объектов. К которым относятся: проекты, задачи, заметки.
Под проектами в LeaderTask подразумевается то, что ограничено во времени. Результатом выполнения проекта является что-то конкретное.
Задачей в LeaderTask называется описание того, что необходимо сделать для реализации проекта (шаги проекта).
Заметки – хаотичные записи, которые могут относиться как к проектам, так и к отдельным задачам (также могут относиться к контрагенту/категории/времени и т.д.). Заметки являются удобным инструментом для записывания отдельных мыслей, которые могут пригодиться для реализации проекта или задачи.
Проект может содержать в себе несколько задач. К примеру, «Проект – написание статьи» может включать следующее: «Изучение материала», «Написание чернового варианта», «Отправку редактору», «Корректировку статьи». Результатом выполнения проекта является написанная статья. Т.е. идет разбивка чего-то большого на более мелкие составляющие, что является очень удобным при использовании.
Кроме того, каждый проект имеет следующие свойства: наименование, группа (логическая, к которой отнесен проект), контрагент (список участников проекта), срок реализации (время, за которое будет реализовываться проект), примечания (комментарии к проекту). По этим свойствам можно проводить фильтрацию задач (выборка из списка задач), о которой я расскажу чуть ниже.
Каждая задача может содержать в себе подзадачи. Например «Задача – изучение материала» может включать в себя следующие подзадачи: «Сходить в библиотеку», «Посмотреть информацию на сайте», «Просмотр рекламных буклетов». Любая задача имеет параметры (теги) (по которым также может происходить их фильтрация). К ним относятся: «Проекты», «Контакты», «Категории», «Календарь».
В Outlook ничего подобного нет - различные виды объектов не определены. Разделения на проекты, задачи, заметки нет – есть только равноправные задачи. Т.е. заметки (случайные мысли) будут располагаться в общем списке, затрудняя впоследствии поиск конкретной записи. Для человека, ценящего свое время, это недопустимо.

2. Древовидность задач.

В LeaderTask реализована древовидность, которая достигается за счет иерархичности задач (деления задачи на подзадачи). Это позволяет классифицировать задачи, объединять их одним проектом (или задачей более высокого уровня). Задачи получаются не разрозненными, а четко структурированными. Древовидная структура в любой момент времени позволяет увидеть иерархию, понять, какие задачи к чему относятся. Напоминает дерево папок и файлов в операционной системе. В такой форме намного удобнее вести записи задач (поскольку очень привычно), причем иерархии могут быть любого уровня вложенности.
Использование древовидной структуры позволяет:
  • Видеть все задачи сразу;
  • Осуществлять сортировку. Задачи могут быть сортированы по любому признаку (важные/неважные, личные/рабочие и т.д.);
  • Осуществлять группировку. Задачи могут быть сгруппированы по критериям (как по одному, так и сразу по нескольким). К критериям относятся: проект, время, категория, контрагент;
  • Использовать опцию «периодичность задач», позволяющую решать задачи, которые могут возникать с определенной периодичностью;
  • Использовать индивидуальные настройки. Настроить дерево задач можно так, как будет наиболее удобно пользователю;
  • Скрывать выполненные задачи. В любой момент выполненные задачи можно скрыть (или показать). Что также является очень удобным, позволяет не обращать внимания на уже выполненные задачи.
В Outlook древовидность задач не реализована. Он одномерен. Все задачи располагаются одним списком, никаких вложений нет, потому иногда очень трудно разобраться, какая задача к чему относится. Все равно, что все файлы на компьютере располагались бы в одной «огромной» папке. Очень неудобно.

3. Гибкая настройка интерфейса.

В LeaderTask реализована гибкая настройка интерфейса (как и во многих современных программах). Любой пользователь может задать отображение задач так, как будет ему удобно работать с программой. Достигаться это может с использованием следующих элементов.
  1. «Плавающих» панелей. Все панели в LeaderTask являются плавающими – их можно перетаскивать в любую часть главного окна программы. Пользователь может настроить размер панели, определить место и тип ее расположения, задать количество одновременно отображаемых панелей. Кроме того, у каждой панели в правом углу заголовка есть три кнопки, которые позволяют: развернуть панель (внутри основного окна программы), активизировать функцию выдвижения панели (панель будет выдвигаться при наведении курсора мышки), закрыть панель.
  2. Выделения цветом. Каждый пользователь может выделить закладки задач определенным цветом, чтобы лучше их различать в общем списке дерева задач. Выделение цветом - идеальный инструмент для обозначения наиболее важных задач, задач, которые не терпят отложения их на потом (или забывания). Невыделенная важная задача может затеряться в общем списке. LeaderTask позволяет этого избежать. Казалось бы, ничего особенного, но выделение задач разными цветами является очень полезным инструментом для правильного планирования дел.
  3. Скинов. LeaderTask поддерживает различные скины, среди которых каждый пользователь сможет выбрать наиболее ему подходящее отображение программы.
  4. Шрифтов. LeaderTask поддерживает различные шрифты. С помощью чего можно также выделять различные задачи из списка.
В Outlook реализована частичная настройка интерфейса (которую не так-то просто осуществить). В частности, в Outlook панели являются статичными (не плавающими), а также в Outlook отсутствует выделение цветом определенных задач.

4. Структурирование задач.

Здесь LeaderTask вообще бесподобен - предлагает широчайшие возможности по структурированию задач. В первую очередь, это структурирование задач по проектам и подзадачам (о чем я говорил выше). Кроме того, реализованы возможности структурирования задач по категориям, по срокам, по важности, по контрагентам.
Наиболее важным является структурирование задач в LeaderTask по приоритетам. Приоритеты упорядочены в библиотеке приоритетов, которую можно настроить по своему усмотрению. Использование структурирования по приоритетам позволяет выделить на фоне всего множества задач наиболее важные и выполнить их в первую очередь.
В Outlook структурирование задач не реализовано. Все задачи отображаются для пользователя единым списком, в котором при наличии многих записей очень сложно разобраться.

5. Четкий обзор.

Одним из основных достоинств LeaderTask является четкий обзор задач (в частности, на панели «Сегодня»), который, помимо древовидности задач и выделения цветом, создается еще следующим:
  1. Использованием закладок. Множество задач в панели «задачи» группируются закладками, в качестве которых могут выступать любые элементы панели «навигатора». Чаще всего это проекты. Использование закладок является очень удобным инструментом. К примеру, существует два проекта «Написание статьи», «Разработка дизайна», которые включают в себя множество вложенных задач. Для того, чтобы не просматривать задачи сразу обоих проектов, необходимо кликнуть по соответствующей закладке проекта, тогда в панели «задач» отобразятся только задачи одного проекта (например, проекта «Написание статьи»).
  2. Использование фильтров. Позволяет просмотреть записи по определенным выбранным параметрам. Параметры (критерии) устанавливаются при создании записей, к ним относятся: время начала задачи, исполнитель, физические места реализации задачи и другие. Т.е. фильтрация позволяет из множества созданных записей (из разных проектов) выбрать именно те, которые интересуют пользователя по каким-либо условиям. Данная функция мне показалась наиболее актуальной, поскольку предлагает широкие возможности по выделению из списка именно того, что нужно в данный момент по какому-либо событию.
В Outlook четкость обзора не обеспечена. И даже более того – затруднена до невозможности. Как было сказано выше, все задачи и заметки отображаются единым списком. Нет древовидности, нет выделения задач цветами, отсутствуют закладки, реализована простая фильтрация (пользовательские фильтры создавать нельзя).

6. Дифференцирование задач.

LeaderTask позволяет осуществлять планирование деятельности с привязкой задач к определенному контексту. В качестве контекста выступают обстоятельства, наиболее подходящие для выполнения задачи (например, «на работе», «дома», «в кино» и другие). Также задачи могут быть дифференцируемы по устанавливаемым параметрам и атрибутам. Например, по проектам, по контрагентам, по важности, по срочности и прочим. Другими словами, одни и те же задачи, обладающие различными атрибутами, воспринимаются LeaderTask как разные задачи (каковыми они и являются).
В Outlook же дифференцирование задач не реализовано. Все задачи равноправны. Именно по этой причине в нем, наверное, и нет таких удобных свойств как древовидность, фильтрация и прочих….
Преимущества Microsoft Outlook.

1. Синхронизация данных.

Microsoft Outlook (а точнее множество дополнений к нему как Microsoft, так и сторонних разработчиков) позволяет синхронизировать свои данные на ПК с данными на других различных устройствах, таких как сотовые телефоны, КПК и т.д.
В LeaderTask подобная синхронизация данных не реализована. Тут стоит отметить, что LeaderTask при установке не привязывается к какой-либо системе – его можно хранить, например, на флешке и работать с ним на различных компьютерах. Это небольшое оправдание.

2. Импорт и экспорт данных.

В Microsoft Outlookреализован автоматический импорт и экспорт данных. Импортировать можно многое: адресные книги, настройки учетных записей и т.д. Экспортировать можно в различные форматы, наиболее удобные для импортирования другими программами. Кроме того, существуют специальные дополнения, расширяющие функции импортирования и экспортирования данных.
В LeaderTask импортирования и экспортирования данных я не нашел.

Резюме.

Таковы основные преимущества и недостатки LeaderTask. Поскольку планирование времени я осуществляю только на компьютере и только LeaderTask, у меня не возникает необходимости в синхронизации данных, также в их импорте и экспорте. Но, безусловно, это нисколько не оправдывает его недостатки. Возможно, их скоро устранят. И если это сделают, то LeaderTask станет лучшим органайзером. А в том, что сделают, сомневаться не приходится, учитывая то, насколько программисты Almeza вдумчиво отнеслись к своему детищу, сделав его удобным, красочным и функциональным. Скорее всего, синхронизация, импорт и экспорт данных – всего лишь вопрос времени.
Может быть, даже это все уже реализовано в текущей версии программы – все зависит от того, когда читается эта статья…
LeaderTask — отличный выбор для каждого, кто ищет альтернативу Outlook!
Скачайте LeaderTask совершенно бесплатно прямо сейчас!