В самом начале своего отзыва хотелось бы сказать большое спасибо тем, кто разработал и ведёт деятельность по совершенствованию LeaderTask. И это не просто спасибо за какую-либо красивую штучку, это осмысленная благодарность, а далее я объясню, за что именно я благодарю. Я руководитель одного из направлений холдинга, в моём подчинении, как и положено по нормативу управляемости, 5 структурных единиц. И довольно много приходиться ставить задач и контролировать их исполнение подчинёнными. Учитывать вопросы и задачи взаимодействия с другими структурами холдинга. Учитывать вопросы моего непосредственного руководителя. На эту всю бурно протекающую деятельность ложатся мероприятия годового планирования, ежемесячных встреч по итогам планирования, по стратегическим проектами ежедневным и еженедельным планеркам.

Outlook эти задачи не целиком решал, всё не удавалось настроить там, чтобы было видно проекты, задачи, и расписание. Project был нужен для того, чтобы контролировать проекты компании, за которое отвечало моё подразделение (и то отдельный проект, отдельный файл). И я жила как многие с двумя записными, outlook и массой записочек самой себе в будущее от самой себя в настоящем. И как это обычно бывает, я то записать забывала, то прочитать, то терялось что-либо от постоянного переписывания с листочка на листочек. Пыталась настроить OneNote, массу программок из инета по управлению временем – названия я даже и вспоминать боюсь. Но к Leader Task всё не обращалась – пугал на то время попугайский интерфейс, и я и предположить не могла, что за внешней клоунской внешностью скрывается серьёзная штука помогающая решать не менее серьёзные задачи.

Итак, настал день, когда очередной форум изучающих тайм-менеджмент, страждущих упорядочить свою деятельность привёл меня к LeaderTask, и я установила себе на выходных эту чудо программку. Как и учили гуру, сразу я не стала выкристаллизовывать систему, а просто начала вести своё расписание плановых встреч и задач, по меткам. Надо сказать я давно изучила книгу Архангельского "Управление временем" и с удовольствием реализовала раскраску задач маркерами: синяя — жёсткая встреча, зелёная — бюджетируемая задача, и сиреневым — текущие задачи. Дальше — больше, я внесла все наши встречи с сервера по регулярным встречам в течении месяца и очень была обрадована возможностям настроек — мне очень удобно, когда можно поставить среда 4-ой недели месяца или вторник первой, ибо именно так гласят наши внутренние регламенты. Я настроила напоминалки, когда какие отчёты надо подавать и жила в радостном предвкушении, что не надо больше просматривать свою табличку. Эти возможности были очень удобны, единственный в них недостаток — это то, когда ты выставляешь ежедневную встречу, то он заботливо расписывает его и на выходные, и на праздники. И нет возможности убирать из расписания ежедневных встреч настройки командировок (т.е. не хватает аналога календаря в Project).

Смирившись с тем, что после каждого выходного и каждой командировки у меня будет список просроченных задач из ежедневных встреч, я решилась перетащить в LeaderTask все проекты. Заполнила всех исполнителей по задачам и разобралась с сортировкой. Стало ещё удобнее жить. Каждый понедельник я вижу не только расписание встреч, не только текущие мои задачи, но и задачи по проектам, и могу контролировать подчиненных. Спустя ещё неделю я организовала метки согласно логике моих задач, а именно — по названию структур, входящих в моё подразделение и некие две метки "Мои задачи" и "Задачи на перспективу". В эти метки я перенесла с листиков и различных записных все задачи, которые относятся к этим структурам, поставила исполнителей и там, где было реально — проставила сроки.

Настроила фильтры и стала применять это в своих планерках.

Стало жутко удобно, теперь как начинается планерка с руководителем той либо иной структуры, я запускаю фильтр его задач, и мы пробегаемся по ним, делаем отметки добавляем подзадачи или задачи и закрываем исполненное. Теперь ни одна задача не теряется. Существенно выросла прозрачность и эффективность планерки, если раньше всё было в записной, плюс project и ещё масса записок, то сейчас всё в одном месте единым пусть и не коротким списком, но прозрачности появилось больше. Теперь планерка проходит по чёткой структуре – список вопросов из приоритетов "Клиенты", "текущие вопросы на контроле", "задачи из проектов", "исполнение решений собраний".

Более того, по коммерческой структуре я создала задачи по названию клиентов и в качестве подзадач веду вопросы, которые по ним надо решить. Ещё, конечно, прошло мало времени, но я уверена, что даже клиенты почувствуют изменения, ибо не теряется ни один вопрос по ним. Хорошо бы было ещё на основании письма делать задачу, как это есть в outlook, но вполне допускаю, что это возможно, просто я ещё не до конца освоилась.

Теперь после каждой планёрки сотрудник уходит со списком его задач в его ЛидерТаске. И точно знает, что я у него спрошу и когда. Некоторые сотрудники стали проявлять интерес к этой чудо программе.

Вот так выглядит планерка с одним из моих подчиненных

Войдя во вкус, я внесла все вопросы, связанные со смежными подразделениями. И перед любой плановой встречей между подразделениями, опять же, благодаря фильтру, я достаточно быстро могу распечатать список всех вопросов, которые относятся к тому или иному подразделению. Это удобно! Не надо отдельно готовиться, ведь все вопросы ведутся в режиме онлайн. И надо просто распечатать задачи по фильтру: метка, исполнитель, состояние.

Я наконец-то смогла воплотить столь привлекательную для меня теорию Time Management в практику. Каждое утро, приходя на работу и заваривая свою любимую чашку чая, я читаю почту, просматриваю новости. И,.. настроившись на рабочий лад, открываю Leader Task, проглядываю что день грядущий мне готовит, и начинаю делать задачки по списку. Каждый час мне напоминают про перерыв, и, в случае моей увлеченностью задачей, мне напоминают о следующей. За месяц использования выстроенной мною системой в Leader Task я разгребла завалы с кучей задач, получила ясную картину того, что и когда должна сделать я и мои подчинённые. И вечером, уходя с работы, я правлю и планирую и перестраиваю приоритеты (с учётом опыта прожитого дня) у задач на завтра.

Общий срез по проектам и задачам я делаю по пятницам, планируя следующую неделю.

Сейчас есть ещё задумки и потребности расставлять приоритеты внутри бюджетируемых задач. Но это уже оттачивание системы. Ведь, как известно, нет предела совершенству. А на текущий момент всё вполне рабочее. Есть, конечно, масса идей, как улучшить usability в самой программе, что возможно изменить в моей структуре. Но это всё уже относиться к тем 80% оставшихся действий, которые не дадут больше 20% результата. 80% результата я достигла — я воплотила в практику давнишнюю мечту видеть всё в одном месте, структурно. И эффективно выполнять основные функции руководителя: планирование, организация и контроль. Хочу отметить, что Leader Task для этого очень подходящий инструмент. Во всяком случае, на сегодняшний день.

Светлана
Руководитель Направления "Мороженное"
Хладокомбинат N