Анализ использования рабочего времени

Анализ использования рабочего времени

Технология управления временем называется “тайм менеджмент”. В это понятие входит десятки эффективных методик  и анализов, в основе которых правильное планирование, определение целей, анализ временных затрат и расстановка приоритетов. Они работают, если человек понимает: Время невосполнимо, его нельзя бессмысленно тратить.

Наша первая рекомендация - записать все ваши цели и планы в одном месте. Лучше всего это сделать в программе LeaderTask. Дальше все ваши дела необходимо распланировать.

Для этого делим их на “жёсткие” и “гибкие”. Жесткие привязаны к определенному времени, а гибкие - дела, которые можно отложить. В следующем шаге важно расставить приоритеты. В программе LeaderTask для распределения необходимо расставить метки: ”Срочно”, “Важно”

Анализ использования рабочего времени на предприятии

Анализ использования рабочего времени на предприятии

Хочешь эффективно работать - умей правильно отдыхать. Главная ошибка при перерыве на предприятии - это отсутствие ритмичности, т.е. отсутствие регулярности в перерывах. Ритм должен быть обязательно, это зависит от емкости той задачи, которую выполняет сотрудник. В этом случае обязательно переключать свой вид деятельности. Например, уйти от экрана монитора и выпить чай.

Переключение и смена контекста - главные правила отдыха. Можно позволить себе микросон в течение 10-15 минут.

Помимо отдыха в рабочее время очень важно продумать заслуженное нелегким трудом свободное время. Рекомендуется оценивать качество отдыха построив свою диаграмму  эффективности. Звучит сложно, но без такого анализа тайм менеджмент не построишь.

Цель - это ваш фильтр, через который масса текущих дел будет рассеиваться, как через сито, и вы будете понимать, что стоит делать, а что нет. Какие дела вас двигают к вашим целям, а какие нет.

 Анализ затрат рабочего времени

 Анализ затрат рабочего времени

В тайм менеджменте есть необычное разделение дел на “слонов” и “лягушек”. Первые - это глобальные, сложные дела, решение которых занимает очень много времени. А вторые - это мелкие и неприятные задачи, которые мы постоянно откладываем “на потом”.

Как же сдвинуть дело с мертвой точки?

Начнем со “слона” - его нужно разделить на части. При этом важно разделить на такие части, которые ощутимо будут приближать вас к цели. А вот с “лягушкой” все гораздо проще - неприятное и мелкое дело лучше выполнить сразу, чтобы та не маячила весь день у вас на глазах.

Анализ рабочего времени

Существуют некие “поглотители” времени. За рабочий день десятки ненужных звонков, сообщений, мелких поручений - они и поглощают время.С этим необходимо бороться. Вежливо попросить “Не трогайте меня, я занят”. Если отвлечься хотя бы на 20 секунд, то пара минут понадобится на обратное включение в процесс.

Не пытайтесь решить две задачи одновременно. Лучшее, что вы можете сделать - качественно выполнить одну задачу, а затем переходить к следующей.

Важно научиться чувствовать время - это не бесконечный ресурс. Ведь как мы думаем: “Не успею сейчас - наверстаю потом”, а потом может быть поздно.

Весь смысл тайм менеджмента заключен в 4 словах:

  1. Планируй
  2. Определяй главное
  3. Действуй

Скачать ЛидерТаск можно по ссылке: