Планирование рабочего времени: секреты и трюки

Вспомните, сколько раз вы нервничали из-за того, что рабочий день представляет собой хаос. Постоянно поступают новые задания от руководства, старые задачи возвращаются на доработку, а задачи, которые вы должны контролировать, никак не завершаются.
Всё это вкупе с тем, что начальство хочет всё больше результатов, добавляя всё больше обязанностей.
Вы читали десятки статей о том, как избавиться от хаоса в работе. Но почему-то ни одна из них не помогла в реальности.

Кардинальные способы изменить ситуацию

Что можно сделать:
  1. Перейти на другую должность
  2. Перейти в другую компанию
  3. Открыть свой бизнес и больше ни на кого не работать
Но признайтесь, вам не хочется таких серьёзных перемен.
Мы расскажем, как сделать первый шаг к правильной организации своего рабочего времени.

Главный секрет - планирование рабочего времени

Специалисты по эффективности говорят, что грамотное планирование позволяет повысить продуктивность минимум на 20%. Представьте, это равносильно тому, что рабочий день будет длиться не 8 часов, а 9,6 часа.
В свою очередь высокая продуктивность означает, что можно делать больше дел за единицу времени. А значит достигать бОльших результатов.
В свою очередь высокая результативность всех сотрудников приводит к устранению хаоса в команде.
Следовательно, именно с помощью планирования можно избавиться от суматохи в работе.

В чём заключается цель планирования рабочего времени

Цель планирования - сформировать такой рабочий план, который гарантированно будет выполнен за отведённый период и который принесёт максимум пользы.
Польза может выражаться:
  1. В проценте выполнения проекта
  2. В деньгах
  3. В количестве произведённого продукта
  4. В количестве высвободившегося времени

Основные правила планирования

Правило 1

Планировать не более 80% рабочего времени.
Помните, вы не робот и вам нужно делать небольшие паузы в течение дня. К тому же ваша продуктивность меняется с течением времени: к вечеру, например, она падает.

Правило 2

Сходные по типу дела выполняйте одно за другим.
Если вам нужно отредактировать 5 статей, и сделать 4 звонка, то не перемежайте звонки и редактуру. Сначала выполните все дела одного типа (например звонки), а потом все дела другого типа.

Правило 3

Оставляйте зелёные зоны между делами, жёстко привязанными ко времени.
Зелёная зона - это пустое место в расписании. В случае, если какие-нибудь дела растянутся, то остальные дела не сдвинутся и не будут перенесены на другой день.
Ежедневник

Правило 4

Самые сложные дела делайте в первой половине дня.
Известно, что до полудня человек работает с максимальной производительностью и концентрацией. Используйте это время максимально эффективно.
Список задач

Правило 5

Записываете в течение дня все дела, которыми вы занимались.
Даже если вы составите чёткий план, вероятно в течение дня появятся задачи вне плана. Это могут быть форс-мажорные дела или дела, которые вам захотелось выполнить прямо сейчас. В конце дня определяйте долю незапланированных задач. Если доля растёт - начинайте более жёстко контролировать своё время.
Список задач
Последнее правило показывает, что планирование и учёт рабочего времени - два взаимосвязанных процесса. Если вести планирование без учёта, вряд ли удастся достигнуть максимума производительности.

Как наладить планирование рабочего времени, если вы работаете в команде

Мы разобрались с индивидуальным планированием времени. Что если вы работаете в команде?
В любом коллективе есть руководители и подчинённые. В реальности планирование времени руководителя почти не отличается от планирования времени рядового сотрудника. Разница лишь в том, что руководитель может делегировать некоторые задачи из плана.
Также бывает, что руководитель самостоятельно занимается планированием рабочего времени персонала. Это не является хорошей практикой, потому что в таком случае работники теряют навык правильного распределения своего времени.

Инструменты планирования рабочего времени

На смену аналоговым инструментам планирования (блокнотам, ежедневникам) уже давно пришли специализированные программы.
Такие программы позволяют составлять списки задач на день и неделю, а также создавать почасовое рабочее расписание.
Одна из самых простых и функциональных программ планирования рабочего времени - это ЛидерТаск.
ЛидерТаск позволяет легко создавать планы на любые временные промежутки: день, неделя, месяц и даже год. Пользователь может быстро вносить изменения в планы, буквально за пару кликов.

Что делать дальше

  1. Установите ЛидерТаск
  2. Внесите в приложение все задачи, что вам предстоит выполнить, и распределите задачи по дням.
  3. Приступайте к выполнению
▲ Наверх