Программа для секретаря: как легко составлять график встреч для руководителя и записывать все его поручения

Органайзер, планировщик, LeaderTask для секретаря

Работая в роли помощника руководителя, приходится постоянно держать в голове огромное количество информации, номеров телефонов, мест хранения документов, времени встреч. Чтобы освободить голову помощника от лишних забот и облегчить процесс планирования задач, звонков и встреч, компания ЛидерТаск разработала одноимённую программу для секретарей, которая всегда придёт на помощь — наглядно покажет расписание рабочего дня, вовремя напомнит о предстоящей задаче и быстро найдёт интересующую информацию в бесконечном архиве документов.

Работа секретаря тесно связана с планированием и организацией рабочего времени. При этом от качества проведения данных процессов зависит не только эффективность его собственной деятельности, но и рабочие успехи его начальства.

На плечи секретаря ложится ответственность за своевременное осуществление дел, планирование встреч, передачу документов. Этот поток задач, распоряжений, указаний и просьб не стихает на протяжении всего рабочего дня и исходит из множества источников. Программный секретарь помогает упорядочить потоки информации и наладить спокойный рабочий ритм.

1. Метки

Органайзер, планировщик, LeaderTask для секретаря

Считается, что основной круг задач секретаря ограничен звонками и записями на приём. Однако, это далеко не всегда соответствует действительности. Задачи помощника руководителя достаточно разнообразны и требуют систематизации. Программа для секретаря даёт возможность классифицировать дела по определенным параметрам и отнести их к одной или нескольким контекстам с помощью справочника «Метки». В результате секретарь сможет одним щелчком мыши вывести на экран перечень задач с определённым направлением действия, например, только те задачи, которые касаются встреч генерального директора.

2. Проекты

Органайзер, планировщик, LeaderTask для секретаря

Очень часто поток информации, проходящей через секретаря, в десятки раз больше, чем те данные, которые доходят до получателя. Должность секретаря обязывает анализировать входящие данные, выделять основные моменты и вести учёт этой информации. Именно для того, чтобы помощнику руководителя было легче вести архив материалов в программе-секретаре предусмотрен раздел «Проекты».

3. Маркеры

Органайзер, планировщик, LeaderTask для секретаря

Когда в расписание занесено много дел, возникает желание визуально выделить некоторые из них цветом. Такая возможность присутствует в LeaderTask. В справочнике «Маркеры» можно настроить цвета задач. В программе секретаре можно определить, для задач какого класса будет использоваться тот или иной цвет. Например, для задач-звонков можно использовать жёлтый, для отправки документов – зелёный цвет.

4. Статусы

Органайзер, планировщик, LeaderTask для секретаря

В процессе работы секретаря за день некоторые задачи могут находиться в нескольких состояниях — от ожидания запуска в работу до их окончательного выполнения. Для любой задачи в программе для секретаря можно установить статус, выбирая его из контекстного меню.

Обзор задач на день или неделю становится лёгким и удобным: по значкам статусов задач можно быстро определить, какие задачи на паузе, какие ещё не начались и т.д.

5. Напоминания

Органайзер, планировщик, LeaderTask для секретаря

Для особо важных дел и для задач, жёстко привязанных ко времени, например встреч, в LeaderTask можно настроить напоминания, которые появятся на экране за нужное количество минут до начала задачи. Таким образом, секретарь никогда не забудет о важных задачах.

6. Поиск

Органайзер, планировщик, LeaderTask для секретаря

Одна из проблем в деятельности секретаря – поиск нужной информации. Иногда на поиск нужного документа тратится очень много времени. В LeaderTask можно найти любую задачу или заметку за пару секунд!

Выводы

Секретарь - программа, которая поможет вам в организации рабочего времени и рутине повседневных задач. LeaderTask всегда будет рядом и сможет вовремя напомнить о предстоящих делах, подсказать нужную информацию и сохранить данные на будущее.