Бабкин АлександрБабкин Александр
Руководитель электролаборатории АВС-электро
(www.avselectro.ru)

Начну с того, для чего мне понадобился планировщик .

Нет, начну с правила, которое я вывел сам (при упоминании ссылка на автора обязательна!). Называется оно "Правило двух телефонных звонков". Смысл его довольно прост: перед Вами неожиданно встает задача (звонок от начальника, переданный вызов, - что угодно). Тут бы самое время её обдумать, - но! Телефонный звонок. Неважно от кого, важно, что это новая проблема, требующая решения. Вы производите какую-то работу по решению этой проблемы, обрабатываете её, кладёте трубку. На границе сознания ещё скребётся мысль о том, что до этого телефонного звонка что-то было. Что-то, требующее обдумывания или решения. И если дать совсем немного времени, то мысль всплывёт, оформится, и Вы вспомните... Но тут Вас отвлекает ещё один телефонный звонок.

В общем, когда Вы обрабатываете оба телефонных звонка, то даже мыслей о том, что была какая-то задача до этих двух звонков, не остаётся. Остаётся только чувство выполненного долга :) Это правило срабатывает в 100% случаев - проверено на себе в течении нескольких лет работы.Был придуман выход - тетрадь формата А4, постоянно лежащая на столе. По мере поступления задач все они фиксировались в тетради, причём в том виде, в котором поступали - "непричёсаном", обрывочном. Зато перестали происходить "выпадания" из процесса, потери заказчиков, проигнорированные (забытые) распоряжения руководства.

И всё было бы хорошо, но...

На дворе - третье тысячелетие, а на столе рядом с компьютером - тетрадь с маловразумительными плохо читаемыми неаккуратными пометками. К тому же, не подлежащими сортировке.С этим надо было что-то делать.

Решение лежало на поверхности, вернее - в компьютере. Электронный органайзер , или планировщик. Первой пробой был известный всем MS Outlook.

Про Outlook можно писать долго и много. В зависимости от настроения это будут или дифирамбы или ругательства. Outlook - монстр. В хорошем смысле этого слова. И в плохом - тоже. Описывать моё применение этого мультипродукта не буду, за меня и до меня это уже прекрасно сделал Глеб Архангельский и другие не менее уважаемые гуру таймменеджмента. И ругали его до меня тоже много и аргументированно. И тем не менее это был выход из моего положения. Печатаю я с такой же скоростью, как и пишу (но при этом гораздо разборчивее :)), поэтому при поступлении какой-либо информации я открывал новую Задачу и прямо в поле темы вносил всю необходимую информацию. При появлении времени на обдумывание я "перетаскивал"Задачу в Календарь, превращая её во Встречу, назначая ей временной интервал, присваивая категорию и контакт, устанавливая напоминание.

Но всё же чего-то не хватало. Не хватало удобства фильтрации. Не хватало возможности разбить одну большую задачу на несколько подзадач. Не хватало...

В общем, решил я поискать планировщик, который вызывал бы у меня большее чувство комфорта при его использовании. Через рассылку Subscribe.Ru вышел на сайт органайзера ЛидерТаск.

На тот момент это была несколько сыроватая программа без повторяющихся задач, без множественного выбора контактов и категорий для задачи, без библиотек категорий, контактов, проектов. Без...

И зачем я всё это вспоминаю? Теперь там всё это есть. И ещё много чего будет. Со временем. Программа развивается, совершенствуется, шлифуется.

Вот такое вступление получилось.

Как же я всё-таки использую LeaderTask в своей жизни?

Конечно же, больше всего планировщик используется на работе. Так уж получается. В жизни тоже используется, потом расскажу - как, но в основном всё же на работе.

Поступает телефонный звонок от потенциального заказчика. Компьютер всегда работает, а LeaderTask вызывается из трея сочетанием клавиш Ctrl+Alt+A. Новая задача открывается по нажатию клавиши Insert. Всё готово к фиксированию информации. Можно пока не "причёсывать", на это будет время потом. Может быть. Записываем в основном ключевую информацию - наименование заказчика, фамилию и телефоны контактного лица, адрес объекта, содержание работ, желательные сроки проведения работ. Единственное неудобство - приходится прижимать телефон к уху плечом - решается использованием гарнитуры. Всё, заявка фактически готова. Заказчику обещаем перезвонить по указанному им контактному телефону, а сами берём тайм-аут для обдумывания. Если дадут, конечно.

Итак, мы имеем информацию, оформленную в виде задачи. Она видна в окне Календарь (раскрытом во временном интервале, например, рабочая неделя) в виде полоски во всю ширину окна. Теперь можно решить, когда именно мы можем уделить время на её решение. Пусть это будет среда, с 9-00 по 12-00. Перетаскиваем эту задачу на сетку Календаря на это время (9-00), растягивая её до 12-00. Теперь это время у нас занято? Необязательно. Можно решить, кому мы поручим выполнение этой задачи. Для этого нажимаем клавишу Enter, попадаем в свойства задачи. Здесь у нас появляются возможности выбрать исполнителя Вашей задачи. Также Вы можете присвоить задаче соответствующую категорию (у меня это монтаж, диагностика, испытания, ремонт, у Вас же могут быть свои категории). Кроме того, Вы можете поставить соответствие задачи проекту. Какому? А какой Вы уже создали (или создадите) в Навигаторе, в закладке Проекты.

Я использую проекты так.

Я использую проекты так Возьмём для примера ту самую задачу, которая получилась из телефонного звонка. Улучив время на обдумывание, мы поняли, что из неё может получиться Объект работ. Создаём проект со значащим для нас названием (чтобы не забыть потом о чём шла речь) - например, "Иванов диагностика неисправности". Мда... Какое-то невыразительное название получилось. Ну, для примера сойдёт. Вы для своих проектов придумаете более выразительные и значащие названия. Теперь из свойств Вашей задачи вы ставите соответствие этой задачи проекту "Иванов диагностика неисправности". Зачем? А для удобной фильтрации в будущем.
Теперь у Вас есть проект и пока одна задача в составе этого проекта. Как же к ней подступиться? А очень просто: надо разбить её на множество элементарных подзадач. Кроме того, подзадачи в свою очередь можно разбить на подзадачи третьего уровня, те - на подзадачи четвёртого уровня и так далее. Пока подзадачи не станут действительно элементарными (например - позвонить Иванову для уточнения реквизитов для составления договора).

Небольшое лирическое отступление для примера Дерева Задач (можно не читать)

Собирается Дума и принимает Закон, который имеет рабочее название "Чтобы всем было хорошо".
Это в нашем случае Проект. Собственно Закон только указывает направление движения и желательный результат. Как переставлять ноги, в нём не говорится. Ну не говорится, и всё тут.

Поэтому cобирается Правительство и принимает Постановление Правительства. В нём говорится, что ответственными исполнителями являются Министерство А, Министерство В и Министерство МЧС.

Дальше собирается Руководство Министерства А и издаёт Приказ, в котором говорится, какие Департаменты Министерства А задействованы в исполнении (и контроле за исполнением) Постановления Правительства, принятого во исполнение Закона номер такой-то от числа такого-то и т.д. В свою очередь Руководство Департамента поручает соответствующим службам разработать соответствующие Ведомственные инструкции. Всё.

Чиновник соответствующего Департамента получает на руки действующую инструкцию, в котором по пунктам изложено, какие документы должен принести гражданин такой-то. На вопрос гражданина "Зачем?" следует вполне аргументированный ответ: Во исполнение Закона "Чтобы всем было хорошо", Постановления Правительства "О мерах по введению в действие Закона номер такой-то от числа такого-то", Ведомственной инструкции "О порядке работы на местах по введению в действие ..."

И всем хорошо.
Если проследить последовательность действий других Министерств, Департаментов, Служб, можно наглядно представить себе древовидную структуру, состоящую из задач, подзадач, подподзадач и т.д. Но самое главное при этом - это разбиение неохватной Задачи (вернее, Проекта) на множество элементарных Подзадач.

Итак, в результате наших действий мы имеем разветвлённую древовидную структуру, состоящую из Проекта, Задач и Подзадач. Самое приятное в этом то, что каждой Подзадаче мы можем поставить в соответствие свой Контакт (исполнитель). Я надеюсь, что соответствующую Категорию (диагностика) и Проект (Иванов диагностика неисправности) Вы уже выбрали. И что нам теперь с этим делать? Да выполнять. И контролировать выполнение, если Вы поручили соответствующие подзадачи другим исполнителям (Контактам).

Теперь Вы можете использовать Фильтры.

Например, Вам хочется узнать, какие работы по Проекту "Иванов диагностика неисправности" выполняет Ваш сотрудник Петров. Вы создаёте фильтр, состоящий из нескольких условий:
- Проект - Иванов диагностика неисправности
- Категория - Диагностика (необязательно)
- Контакт - Петров.
И у Вас в сетке Календаря остаются только задачи, удовлетворяющие условиям этого фильтра.

Вас может заинтересовать, какие из Ваших работ являлись Диагностикой. В этом случае при создании фильтра Вы задаёте условие Категория - Диагностика.

Можете создать фильтр по временному диапазону.

Можете сгруппировать проекты по признакам (Служебные - Личные)и в фильтре выбрать группу Проектов

Можете при создании новых Категорий создавать Категории места (например, категории "Магазин", "Офис", "Почитать дома" и т.п.)

Но и это ещё не всё.

Есть ещё Заметки.

Заметки. Для чего они нужны? На форуме планировщика сломано много копий в спорах о нужности или ненужности Заметок, об удобстве их использования. Тем не менее они есть, и этот текст я набираю как раз в Заметке.

Об эффективности использования.

Эффективность определяется пользой и удобством использования (такой формулы нет, это я сам сейчас придумал). Польза от применения LeaderTask несомненна. Залежи разнообразной информации очистили занимаемое ими место в голове и упорядочились в базе планировщика , готовые к немедленному употреблению. А что касается удобства использования - практически на каждое действие есть комбинация "горячих" клавиш, остальное - дело привычки. А привычка, как известно, появляется в результате многократных повторений. Так что дело за Вами.

PS. Насчёт использования в повседневной жизни. Придумайте Цель. Создайте Проект с названием Вашей Цели. Разбейте Проект на составляющие (Задачи). Разбейте Задачи на ещё более простые составляющие (Подзадачи). В свою очередь разбейте Подзадачи на ещё более простые составляющие. И Вы удивитесь тому, как оказывается легко достичь Цели.