Этот сайт использует файлы cookies: продолжая работать с сайтом, вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности

Тайм-менеджмент и управление временем: практическое руководство, обзор систем для управления

Определение управления временем

Управление временем - это наука, основной задачей которой является повышение производительности труда и выдача бОльших результатов за единицу времени.
Это понятие произошло от английского «time management», что означает управление временем.
Наука относительно новая, ей не более 10-15 лет.

Кому больше всего потребуется тайм-менеджмент

Мы собрали список фраз, которые часто произносятся во время работы. Проверьте себя. Звучала ли из ваших уст хотя бы одна из фраз за последние 2 недели?
Вот эти фразы:
  1. Я весь в делах
  2. Когда мне этим заниматься?
  3. Отложу это, сейчас нет времени
  4. Жаль, я не робот и не могу работать по 20 часов в сутки
  5. Заработался и забыл
Узнали себя? Тогда вам будет полезна эта методика.

Фундамент методики

На самом деле методика очень проста. Чтобы её понять, нужно всего лишь изучить основную схему действий. От вас не потребуется ничего тяжёлого и трудновыполнимого.
Всё, что вам нужно, это:
  1. Рассортировать дела на главные и неглавные. Неглавные нужно отложить и не заниматься ими
  2. Распределить главные дела в календаре по дням
  3. Приступить к выполнению задач
  4. Произвести разбор полётов после выполнения (что заняло много времени, где были узкие места, какие подводные камни не удалось предусмотреть)

Действие 1. Нахождение самых важных дел

Мы понимаем, что часто у вас возникает мысль: «Как же я могу не сделать вот это дело, оно же очень нужно мне». Действительно, очень сложно перебороть себя и не браться за все задачи сразу. Что было действительно важно - выясняется позже, когда приходит понимание, что вот эту задачу можно было отложить на пару недель, хотя она казалась критичной.
Итак, первое действие - нужно записать абсолютно всё, что вам предстоит сделать.
Чаще всего для записи выбирают лист бумаги. Однако это не очень удобный путь, потому как быстро устаёшь записывать и вносить правки в записи, ведь планам свойственно меняться.
Для записи всех дел лучше всего подойдёт программа-планировщик. Это специализированная программа для составления списков заданий для самого себя.
Вот пример горы дел, что можно выгрузить из головы в программу:
Что из этого по-настоящему важно, а что может подождать? Чтобы выделить главные задачи, нужно применить простое правило тайм-менеджмента: сначала выполняйте те задачи, которые способствуют достижению ваших целей.
Сформулируйте цели, а теперь пройдитесь по списку дел, что вы набросали. Дела, которые не помогают в достижении, переместите в нижнюю часть.
К важным делам можно прикрепить цветной ярлычок - метку. В итоге получится такая картина:
Такая ручная сортировка дел на важные и неважные основывается на известном принципе Парето. Суть его в том, что 80% достигнутых результатов производятся благодаря выполнению всего 20% задач. Остальные 20% результатов появляются в результате выполнения 80% задач.

Действие 2. Планирование выполнения дел

Вам необходимо назначить для каждой задачи конкретную дату выполнения. Для некоторых дел дополнительно назначить время.
Пример дневного расписания:
Два важных совета, которые пригодятся при планировании рабочего времени:
  1. Не перегружайте дневной план. Если чувствуете, что не успеете выполнить всё - лучше распределите часть задач по другим дням
  2. Стремитесь сделать задачи простыми и короткими. Избегайте задач на несколько дней. Если дело длинное - распишите его на более мелкие подзадачи, а затем разместите их в календаре
Всегда имеются задачи, которые привязаны к конкретному времени. Это может быть важный конференц-звонок или планёрка.
Такие задачи удобно располагать на временной шкале для наглядности.
Посмотрите, насколько аккуратно выглядит почасовое расписание:
Золотые правила, которые помогут составить расписание на день:
  1. Не планировать весь рабочий день поз завязку. Оставить до 20% свободного времени
  2. Помещать в почасовой план «зелёные зоны» - области свободного времени на 10-20 минут между делами, привязанными ко времени
  3. Назначайте самые сложные задачи на утро (до 12.00). В этом периоде у человека наблюдается максимум продуктивности
  4. Создавайте для себя напоминания, которые помогут не пропустить что-нибудь важное
  5. Если имеются несколько похожих задач, лучше выполнять их за один проход
Вот таким уведомлением программы для управления временем могут привлечь ваше внимание к нужной задаче. Выводится такое напоминание на компьютере, а также смартфоне:
Мы подготовили для вас видеообзор о том, как в программе планировать предстоящую неделю

Действие 3. Выполнение задач из плана

После того, как запланированное дело будет выполнено, необходимо присвоить ему статус «Завершено». В программе это делается в 2 клика:
И ещё один совет. Мы понимаем, что иногда хочется работать без отдыха и выходных, чтобы сделать больше. Но всё же необходимо трудиться более равномерно, чтобы работа и отдых сменяли друг друга.

Действие 4. Анализ выполненной работы и процента завершения плана

В конце каждого дня необходимо производить анализ проделанной работы. Он поможет вам понять, насколько эффективно вы потратили время. Быть может найдутся задачи, которые отъели бОльшую часть рабочего времени. Также полезно выяснить, насколько вы близки к завершению плана.
Невыполненные задачи необходимо переназначить на другой день.
Часто планы не завершаются к назначенной дате. Мы выделяем 4 основные причины этой неприятности:
  1. Неточная оценка времени, которое потребуется для выполнения задачи
  2. Постоянное расширение плана (добавление новых срочных задач)
  3. Низкая продуктивность в работе
  4. Недостаток свободного, нераспланированного времени внутри плана (все задачи располагаются впритык)

Какие бывают системы тайм-менеджмента

В настоящий момент существует несколько десятков систем тайм-менеджмента. Есть как жёсткие системы, регламентирующие всю схему разбора задач, так и гибкие, предоставляющие набор рекомендаций в разборе дел. Но у всех систем прослеживается вышеупомянутый механизм: выбирай главные дела, распределяй по дням, делай, анализируй.
Мы выбрали самые распространённые системы.
Название системы Создатель Сложность освоения
GTD - Getting Things Done (как привести дела в порядок) Девид Аллен Средняя
Система Алана Лакейна Алан Лакейн Средняя
Система Александра Любищева Александр Любищев Низкая
Final Version / Autofocus / Superfocus / Do It Tomorrow Марк Форстер Высокая
Pomodoro Technique Франческо Чирилло Средняя
Система Стивена Кови Стивен Кови Средняя
Система Брайана Трейси Брайан Трейси Средняя
Система Джона Вон Эйкена Джон Вон Эйкен Средняя
Система Джулии Моргенстерн Джулия Моргенстерн Средняя
Система Бенджамина Франклина Бенджамин Франклин Низкая
Система Бодо Шефера Бодо Шефер Средняя
TimeDrive Глеб Архангельский Низкая
Система Яны Франк Яна Франк Низкая
Турбо тайм-менеджмент Компания «ООО Органайзер ЛидерТаск» Низкая

Программы для тайм-менеджмента

Чтобы управлять временем максимально легко и удобно, мы рекомендуем использовать специализированные программы для компьютеров и смартфонов. Приложения позволяют составлять списки заданий для каждого дня, отображать почасовую шкалу, собирать разрозненные задачи в проекты и прочее.
Одна из самых известных и простых программ для управления временем - ЛидерТаск.
Сравнительный анализ программ-планировщиков показывает, что ЛидерТаск превосходит аналоги по мощности функционала. С ним вы можете использовать любую методику тайм-менеджмента.