Тайм-менеджмент и управление временем: обзор популярных систем

Тайм-менеджмент и управление временем: практическое руководство, золотые принципы, обзор систем

 

Что такое управление временем

Управление временем - это технология, которая позволяет достигать больших результатов за отведённое время.

Более простыми словами, технология позволяет выполнить больше дел за выделенный промежуток времени.

Ещё одно название такой технологии – тайм-менеджмент.

 

Для кого будет полезен тайм-менеджмент

Пройдите короткий тест.

Произносили ли вы за последний месяц такие фразы:

  1. Жаль, что в сутках только 24 часа
  2. Столько дел, что не знаю, за какое браться
  3. Опять ничего не успел
  4. Это висит над душой уже месяц
  5. Совсем забыл сделать

Если вы озвучивали хотя бы одну фразу – вам будет полезна методика управления временем.

 

В чём суть методики

Управление временем состоит из четырёх частей:

  1. Выделение главных дел (какие дела нужно выполнить в первую очередь)
  2. Планирование (в какой день нужно выполнить конкретное дело)
  3. Выполнение запланированных дел
  4. Анализ выполнения плана (какие дела удалось выполнить, какие – нет и почему)
 

Шаг первый. Выделение главных дел

Задач всегда много, а времени мало. Какие задачи нужно выполнить в первую очередь?

Чтобы это понять, необходимо выписать все дела, что требуется сделать. На этом этапе не нужно обращать внимание на масштаб дел, а также на срочность.

Дела лучше записать в специальную программу-планировщик. Бумажный ежедневник не удобен тем, что сложно вносить правки в список дел: страницы быстро становятся неряшливыми из-за множества исправлений.

Вот так выглядит список всех дел:

Техника тайм-менеджмента: Список дел - всё, что нужно сделать

Как выделить задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь? Воспользуйтесь основным правилом тайм-менеджмента:

Дела, которые приближают вас к вашим целям, делать в первую очередь

Важные дела нужно выделить визуально и переместить в верхнюю часть списка.

Вот что должно получиться:

Технология тайм-менеджмента: Важные дела, выделенные метками

В основе выделения главных дел лежит Принцип Парето. Его суть: 20% усилий дают 80% результата, остальные 80% усилий дают 20% результата. Именно поэтому сначала выполняются главные задачи. Эти действия приносят максимальную долю пользы. Второстепенные задачи приносят меньшую долю пользы.

 

Шаг второй. Планирование

На этом шаге необходимо распределить дела по дням.

Вот пример плана на конкретный день:

Управление временем: расписание на день

При планировании рабочего времени действуют правила:

  1. Не записывать в план на день больше, чем сможете выполнить
  2. Если какое-либо дело занимает более одного дня, это означает, что дело сложное. Оно разбивается на более мелкие дела, далее подзадачи распределяются по дням.

Если в дневном плане есть дела, жёстко привязанные ко времени, нужно составить почасовое расписание дня.

Вот пример почасового расписания:

Почасовое расписание дня

Золотые правила составления расписания на день:

  1. Не планировать более 80% времени
  2. Оставлять «зелёные зоны» (свободное время) между группами дел
  3. Самые важные и сложные дела планируйте на утро (максимальная производительность труда наблюдается до полудня)
  4. Создавать напоминания для особо важных дел
  5. Похожие дела объединять в группы (чтобы выполнять их одно за другим)

Программы для управления временем могут показывать на экране компьютера напоминания:

Программы для тайм-менеджмента могут отображать напоминания о важном деле

Короткое видео о том, как планировать неделю в программе-планировщике:

 

Шаг третий. Выполнение запланированных дел

После успешного выполнения задачи следует завершить её в программе:

Завершение выполненной задачи в программе

Старайтесь чередовать работу и отдых в течение дня.

В выходные не рекомендуется заниматься работой.

 

Шаг четвёртый. Анализ выполнения плана

Лучше всего выполнять анализ в пятницу вечером.

Выясните, какую долю дел удалось выполнить за неделю. Невыполненные дела перенесите на следующую неделю.

Выясните причины, почему удалось выполнить не весь план.

Наиболее частые причины невыполнения плана в срок:

  1. Неверная оценка трудоёмкости задач (планировали выполнить за час, в итоге получилось за три)
  2. В план добавляются сверхсрочные задачи
  3. Низкая производительность труда (не хватает квалификации или не хочется выполнять это дело)
  4. Планирование без зелёных зон
 

Специальные системы тайм-менеджмента

Существует множество систем тайм-менеджмента. У каждой системы – своя особенная технология выполнения дел. Однако все системы основываются на базовом принципе: выделяй главное, планируй, выполняй, анализируй.

Система Автор Сложность применения
GTD - Getting Things Done (как привести дела в порядок) Девид Аллен Средняя
Система Стивена Кови Стивен Кови Средняя
Система Брайана Трейси Брайан Трейси Средняя
Pomodoro Technique Франческо Чирилло Средняя
Система Алана Лакейна Алан Лакейн Средняя
Система Бенджамина Франклина Бенджамин Франклин Низкая
Система Бодо Шефера Бодо Шефер Средняя
Система Джона Вон Эйкена Джон Вон Эйкен Средняя
Система Джулии Моргенстерн Джулия Моргенстерн Средняя
Система Яны Франк Яна Франк Низкая
Система Александра Любищева Александр Любищев Низкая
TimeDrive Глеб Архангельский Низкая
Турбо тайм-менеджмент Компания «ООО Органайзер ЛидерТаск» Низкая
Final Version / Autofocus / Superfocus / Do It Tomorrow Марк Форстер Высокая
 

Программы для управления временем

К сегодняшнему дню разработано большое количество программ для тайм-менеджмента. Они отличаются по удобству, функциям, цене, поддерживаемым платформам, сложности освоения.

Рекомендуем использовать программу ЛидерТаск. На картинках в руководстве изображена именно она. ЛидерТаск – это специальная программа для управления временем.

Весомый аргумент в пользу ЛидерТаска – подробное сравнение программ-планировщиков.





Поделиться статьёй