«Важно правильно расставлять приоритеты.» Эта фраза звучит лейтмотивом в большинстве трудов по тайм-менеджменту, всё глубже проникая в сознание каждого, кто стремится овладеть этой наукой. Любой специалист в сфере управления временем знает, что неверно определённые приоритеты могут свести на нет не только все усилия по организации и планированию рабочего дня, но и значительно усложнить жизнь в целом. Вот только не всегда «знать» означает «уметь». Простой осведомлённости об этом ведущем принципе тайм-менеджмента порой не достаточно, чтобы научиться правильно расставлять приоритеты, и люди начинают задаваться вопросом: «Как понять, что действительно важно?»
Стивен Кови, известный специалист по повышению эффективности и управлению внутренними ресурсами, постарался помочь своим читателям разобраться в этой непростой теме с помощью книг First Things First («Главное внимание главным вещам») и Focus: Achieving Your Highest Priorities («Фокус. Достижение приоритетных целей»). В этих работах автор описывает свою методику организации времени для достижения максимальной эффективности и в основе его системы также лежит понятие приоритетов, которое не просто участвует в процессе, а буквально пронизывает каждую ступень на пути совершенствования самоорганизации. Стивен Кови в своих книгах даёт детальную типологию существующих приоритетов, предлагает наиболее успешные системы критериев, приводит признаки, особенности и примеры того, как правильно их определять.
Конечно, система Стивена Кови не ограничивается одной расстановкой приоритетов и включает в себя полный комплекс приёмов для эффективного планирования. Чтобы более успешно применять эту систему на практике стоит обратиться к использованию дополнительных инструментов, например, электронных органайзеров. Наиболее подходящим выбором является планировщик LeaderTask. Эта программа разработана с учётом реализации сложных и многоуровневых систем управления временем и благодаря своей гибкости и универсальности отлично справится с обязанностями помощника в процессе планирования дел по методике Стивена Кови.
1. Формула предназначения
Ключевым аспектом системы Стивена Кови является формула предназначения. Именно она определяет все последующие особенности процесса планирования, позволяет человеку выделить основные направления своей деятельности, цели, которые он ставит перед собой и функции, которые для этого необходимо выполнить. По сути, формула предназначения отдалённо напоминает миссию предприятия, которую рано или поздно приходиться формировать любому бизнесмену. Согласно теории Стивена Кови формула предназначения представляет собой описание наиболее важных ориентиров и целей на Вашем жизненном пути. Она может быть изложена в виде детального перечня принципов или, наоборот, в форме краткой и лаконичной фразы. Кроме того, Вы можете написать её на клочке бумаги или в текстовом файле. Но Вам стоит учесть, что Стивен Кови рекомендует еженедельно пересматривать, анализировать и оценивать свою формулу предназначения и поэтому желательно, чтобы она была под рукой.
Именно для таких записей и рассчитан инструмент «Заметки», который предлагает Вам органайзер LeaderTask. Перенеся свои записи в компьютерный планировщик, Вы можете быть уверены в том, что Ваши данные будут в целости и сохранности, благодаря функции резервного копирования. А также Вы всегда сможете быстро найти нужную информацию. Стоит добавить, что в органайзере предусмотрены широкие возможности форматирования текстов, которые позволят Вам выделить ключевые моменты, подчеркнуть важные записи или иллюстративно оформить любую заметку.
На основе сформированной формулы предназначения Вы можете выделить главные роли, которые хотели бы выполнить в своей жизни. При этом у каждой роли должна быть своя цель. Вы можете сформировать список ролей и их целей рядом с формулой предназначения, воспользовавшись функцией вставки таблиц в заметки:
2. Роли
Организация времени по методике Стивена Кови предполагает, что любая задача, занесённая в план, относится к определённой роли, отражающей одну из сфер Вашей жизни.
В органайзере LeaderTask это легко реализовать, создав в навигаторе метки для каждой роли.
При этом Стивен Кови рекомендует сформировать контекстные цели для ролей, которые будут отвечать на вопросы «Что?», «Почему?» и «Как?» Вы делаете, находясь в определённой роли.
Отдельное внимание стоит уделить роли «заточка пилы». Она является обязательной для всех и представляет собой процесс повышения своих возможностей и способностей в различных сферах вашей жизни, разложенных по её измерениям. Стивен Кови объясняет данную роль следующим образом: «Мы зачастую так заняты «пилением» (производством результатов), что забываем «затачивать пилу» (поддерживать и повышать свои возможности добиваться результатов в будущем).»
3. Четыре человеческих потребности
Стивен Кови полагает, что жизнь человека протекает в четырёх измерениях: физическом, социальном, интеллектуальном и духовном. Эти измерения соответственно раскрываются в таких потребностях: жить, любить, учиться и оставить след.
Каждая роль, выполняемая Вами в жизни, существует во всех четырёх измерениях, которые тесно взаимосвязаны между собой и порождают мощный синергетический эффект.
В процессе планирования Вам необходимо контролировать, а главное, анализировать степень наполнения потребностей на каждом этапе, ведущем к достижению Ваших целей. Чтобы внести эти четыре жизненных измерения в процесс организации времени Вы можете использовать раздел «Проекты» в органайзере LeaderTask. После создания необходимых элементов, у Вас появится возможность присваивать каждой задаче определённый вид потребности, что в дальнейшем позволит быстро выделить среди общего перечня дел, только те, которые относятся к нужному измерению или их комбинации.
4. Маркеры для задач согласно их приоритетам
Основой системы Стивена Кови является Матрица управления временем. Она отражает четыре основных уровня приоритетности задач для человека с позиции срочности и важности.
Согласно автору матрицы, для успешной и эффективной деятельности большинство задач (65-80%) должно быть сосредоточено в Квадранте II. Только выполнение важных, но не срочных дел позволит Вам достичь желаемых результатов и получить удовольствие от процесса осуществления своих жизненных целей. Задачи из остальных квадрантов, в свою очередь, приносят неудобство и неприятные ощущения, вносят элементы хаоса в Ваш жизненный план и заставляют Вас откладывать действительно важные дела на потом.
На первый взгляд может показаться, что в план стоит включать только дела из Квадранта II и не учитывать остальные приоритеты. Но это может быть реальным только в идеальных условиях, когда из уравнения жизни исключается человеческий фактор. При этом в действительности мы ежедневно взаимодействуем с другими людьми, боремся со своими слабостями и выполняем свои обязанности, какими бы они ни были. Поэтому при планировании рабочего дня Вам необходимо учитывать все четыре квадранта и честно, в первую очередь, по отношению к себе, расставлять приоритеты. В будущем это позволит Вам провести анализ своих дел и определить Ваше соотношение квадрантов.
Для применения Матрицы управления временем в органайзере LeaderTask существует справочник «Маркеры». Здесь Вы можете создать элементы, соответствующие каждому из квадрантов, и выбрать их оформление. Присвоение маркеров задачам даст Вам возможность не только визуально определять степень важности и срочности дел, но и сортировать список задач по уровню приоритетности.
Кроме базовой системы приоритетов, основанной на Матрице управления временем, Стивен Кови рекомендует детализировать уровни значимости задач с помощью метода АВС, присваивая каждому делу определенную букву. Так, задача, помеченная буквой А имеет наивысший приоритет. Буква В означает среднюю значимость дела. А задачи буквы С характеризуются низкой степенью важности или срочности. В большом потоке дел Вы можете ещё более подробно детализировать приоритетность дел, введя числовые обозначения: А1, А2, …, В1, В2, …, С1, С2, …
Использование метода АВС или его расширенной вариации в практической деятельности легко реализуется с помощью органайзера LeaderTask. Для этого Вам просто нужно добавить в начало задачи нужную букву и цифру и программа сама отсортирует дела по значимости. Заложенный в LeaderTask механизм сортировки задач идеально подходит для реализации системы приоритетов Стивена Кови, задачи можно отсортировать по маркерам (надо вывести столбец маркер), а затем по наименованию (щелкаем по столбцу наименование с зажатой клавишей shift), данный органайзер выстроит дела по порядку маркеров(для этого отобразите столбец «Маркер»), если необходимо по алфавиту просто клкните на шапку столбца «Наименование».
5. Каркас для принятия решений
В своих работах Стивен Кови неоднократно акцентирует внимание на том, что планирование необходимо начинать с дел Квадранта II, т.е. с важных, но не срочных дел, которые приносят самые сочные плоды. Для иллюстрации процесса с учётом этого принципа автор использует излюбленный пример специалистов по тайм-менеджменту, повествующей о нелёгкой судьбе воды, песка, гальки и больших камней. В данном случае большие камни отражают ключевые дела, отвечающие Квадранту II, а мелочь характеризует остальные степени важности и срочности. Суть подхода заключается в том, что первым делом необходимо создать каркас рабочего дня или недели используя большие и важные камни-задачи, и только потом выстраивать вокруг них остальной план.
При этом особое внимание стоит обратить на процесс установки сроков, который является неизбежным спутником любой системы планирования.
В органайзере LeaderTask определение сроков выполнения задач осуществляется несколькими методами.
Так, Вы можете просто перетянуть задачу в область ежедневника на нужный период и ей автоматически присвоится соответствующая дата и время. Метод перемещения задач в ежедневнике подходит при оперативном планировании ближайших дней, а также при внесении в план заранее созданных задач (например, из списка «может быть»).
Или Вы можете установить дату и время выполнения задачи с помощью диалогового окна «Срок». Данный способ более удобен для точного планирования, установки длительных сроков или периодичности повторений задачи.
Кроме того, при планировании распорядка конкретного дня Вы можете отфильтровать данные по дате с помощью панели инструментов «Фильтр» или Мини-календаря. После этого Вам достаточно просто создать задачу, набрав её название в дереве задач и ей автоматически присвоится дата, по которой была произведена фильтрация. Такой вариант предпочтителен при долгосрочном планировании.
Стивен Кови в своём бумажном планировщике предлагает две зоны для записи дел. Первая зона предназначена для задач имеющих конкретные сроки выполнения, а вторая — для списка приоритетов на текущий день, т.е. для задач, которые должны быть сделаны сегодня, когда для них найдётся время.
Органайзер LeaderTask также предоставляет такую возможность своим пользователям, что еще раз подтверждает соответствие программы методике Стивена Кови. Список текущих задач, которым ещё не назначено определённое время, расположен в верхней части календаря. При этом в данном электронном планировщике Вы можете создавать долгосрочные задания, на выполнение которых понадобиться больше, чем один день. Эти дела также располагаются над временной шкалой и имеют обозначения в виде стрелок, указывающие на то, что сроки выполнения задачи выходят за пределы текущего дня.
Как уже упоминалось выше планирование дел необходимо реализовать в первую очередь на основе задач из Квадранта II.
Используя в работе справочник «Маркеры» (пункт 4) Вы сможете быстро визуально определять дела, относящиеся к этому квадранту, что поможет Вам в процессе планирования в точности соответствовать одному из главных принципов методики Стивена Кови.
6. Еженедельное обновление
Концентрируясь на делах и заботах, никогда не стоит забывать об отдыхе, так он является полноценной составляющей любого плана. Поэтому Стивен Кови рекомендует уделять особое внимание выходным дням, как логическому продолжению рабочей недели. При этом, находясь в тесной связи с буднями, выходные дни обязательно должны отличаться, только при таком условии будет происходить столь необходимое обновление. Конечно, сказанное не означает, что Вы должны посвятить выходные дни делам из Квадранта IV. Достаточно просто переключить свою деятельность в другой режим и заняться задачами из того же Квадранта II, но более подходящими для атмосферы выходного дня.
Электронный планировщик LeaderTask также старается заботиться о Вашем обновлении. Поэтому в программе выходные дни и нерабочее время суток выделяются другим оттенком, чтобы Вы могли сразу определить, что данная зона относиться к сфере отдыха и Вам нужен другой подход и дела иного характера.
Учитывая, что график работы может быть достаточно индивидуальным органайзер LeaderTask предлагает своим пользователям в случае нестандартных ситуаций самостоятельно определить продолжительность рабочего времени и дни недели, относящиеся к выходным.
7. Масштаб недели
Стивен Кови выделяет неделю, как наиболее подходящий, даже идеальный отрезок времени. Подходящий для всего. По мнению автора, неделю удобно планировать, недельные результаты деятельности просто анализировать, регулярные еженедельные задачи дают хорошие результаты, но не становятся рутинной обязанностью, отягощающей человека.
Таким образом, согласно методике Стивена Кови, неделя — это ключевой период планирования, его основа. Пользуясь компьютерным планировщиком LeaderTask, Вы можете легко осуществлять недельное планирование, перейдя в соответствующий режим отображения календаря.
В результате на экране появится 7-дневная область, отображающая дни недели с понедельника до воскресенья.
Чтобы планирование было наиболее комфортным в планировщике LeaderTask предусмотрена возможность расширения области ежедневника на всё рабочее пространство с помощью кнопок, расположенных на границе между деревом задач и календарем. Вы также можете скрыть и навигатор в меню «Вид».
Работая по системе Стивена Кови, Вам достаточно часто придётся просматривать список задач, запланированных на текущую или следующую неделю. И когда список дел велик, появляется желание получить только перечень дел, относящихся к конкретной неделе, исключив все неактуальное на данный момент. Именно для этого в органайзере LeaderTask была предусмотрена возможность фильтрации задач по определённым отрезкам времени. Для этого необходимо выбрать в календарике необходимые вам дни.
Фильтрация по заранее созданным параметрам осуществляется с помощью панели инструментов «Фильтр».
8. Резервные зоны времени
Рассказывая своим читателям о процессе распределения задач по временной шкале, Стивен Кови отмечает, что нежелательно составлять чёткий посекундный план всего дня. Автор рекомендует оставлять свободное время и ориентироваться на концепцию создания гибкого плана. Это позволит Вам быстрее и гораздо спокойнее реагировать на внезапно возникшие кризисные или остроактуальные задачи, потому что такие ситуации в большинстве случае не смогут значительно нарушить Ваши планы и возможно впишутся в заранее зарезервированный Вами «воздух» в расписании. Если же критических событий не произойдёт, то Вы всегда сможете занять оставшееся время полезными делами из Квадранта II.
Также Стивен Кови вводит понятие временных зон для важных дел, которые резервируют в плане время на ту или иную сферу Вашей жизни без детализации выполняемых задач. Чаще всего это повторяющиеся дела, для которых заранее заготовлено свободное время. Например, занятие спортом три раза в неделю. Так, это может быть и поход в бассейн, и упражнения в тренажёрном зале, а может быть и игра со своим ребёнком во дворе в футбол. В любом случае, это будут физические упражнения, и время для них должно быть зарезервировано заранее.
Чтобы создать в органайзере LeaderTask регулярную задачу Вам необходимо воспользоваться уже знакомым диалоговым окном «Срок». Здесь с помощью гибких настроек повторения Вы сможете установить требуемую периодичность задачи.
Необходимо подчеркнуть, что работая по системе Стивена Кови, Вам придётся не один раз обратиться к настройкам периодичности задач. Автор рекомендует еженедельно проводить анализ, оценку и пересмотр Вашей деятельности и основных элементов планирования, таких как формула предназначения, роли и цели. Кроме того, Вы должны взять за правило еженедельно составлять план на следующую неделю и ежедневно корректировать его в соответствии с текущими обстоятельствами. Для этих действий лучше заранее определить время и зарезервировать его с помощью периодической задачи. Когда именно проводить еженедельное планирование, в пятницу в конце рабочего дня или в воскресенье перед предстоящей трудовой неделей, Стивен Кови предлагает выбрать Вам самостоятельно, но факт необходимости и, главное, эффективности данного планирования не оставляет сомнений.
Стоит отметить, что к виду периодических задач также относится большинство дел выполняемых Вами в роли «заточки пилы». Это образовательные задания, обновляющие процедуры, физические упражнения, в общем, всё, что позволяет Вам поддерживать и повышать Ваши внутренние ресурсы для достижения новых вершин.
9. Условные знаки
В аудиоверсии семинара «Фокус. Достижение приоритетных целей» слушателя посвящают в тонкости работы с текущим планом с помощью специальных обозначений, список которых приводится в бумажном органайзере FranklinCovey. Так, для того, чтобы обозначить, что дело находится в работе и быстро найти последний рабочий проект после вынужденного переключения фокуса, необходимо возле задачи поставить точку. Галочкой отмечается выполненное дело. Знак стрелки означает, что задача отложена, а крестик, что она отменена.
Список стандартных предустановленных статусов в электронном органайзере LeaderTask полностью соответствует данному перечню знаков.
Кроме вышеперечисленных статусов, методика Стивена Кови предполагает использование определенного знака (кружочка) для обозначения делегированных задач, которые были поручены другому человеку, но еще не выполнены и ожидают обратной реакции. В органайзере LeaderTask Вы можете видеть статусы как собственных задач, так и порученных.
Ещё вспомогательным знаком может стать метка для задач для списка «может быть». Задачи, входящие в этот список ещё даже не цели, не дела, а просто идеи. Они могут никогда не быть реализованы, а могут стать ключевым элементом Вашей жизни, поэтому её нельзя отнести к списку дел, но и потерять в памяти тоже не хочется. Стивен Кови рекомендует сразу относить задачи из списка «может быть» к определенной роли. Чтобы выделить такую идею из списка рядовых дел ей необходимо присвоить метку «может быть». Метки задаются в соответствующем справочнике и их можно прикрепить к задачам.
10. Четыре измерения роли
Как было написано выше, каждая роль реализуется во всех четырёх потребностях: жить, любить, учиться и оставить след. При этом перечисленные измерения тесно связаны между собой и могут пересекаться или накладываться. Отражение данной взаимосвязи в органайзере LeaderTask реализуется за счёт возможности множественного присвоения меток и проектов, а также благодаря разнесению данных понятий по разным разделам. Таким образом, одной задаче Вы можете назначить несколько ролей и проектов одновременно. В дальнейшем эта функция позволит Вам более точно и правильно строить необходимые списки задач с помощью инструмента фильтрации. Так, одно дело может относиться к роли заточки пилы, ученика и учителя одновременно отражаясь и в духовном, и в интеллектуальном измерении.
11. Фильтрация
В своих работах Стивен Кови уделяет немалую часть внимания важности баланса между ролями и между измерениями жизни. Только при условии достижения равновесия во всех важных сферах Вашей деятельности, Вы сможете достичь успеха. Все аспекты, явления, стремления и цели тесно связаны между собой. Так, если будет реализована роль «Руководитель», а роль «Отец» будет оставлена без внимания, Вы не получите позитивного отклика от собственного «Я» и не сможете с легким сердцем сказать, что Ваша жизнь идеальна. Стивен Кови акцентирует внимание на союзе «и» между ролями. Это относится и к соотношению потребностей.
Соответствующая логика заложена в алгоритме фильтрации, которым оснащен органайзер LeaderTask. Кроме того, гибкий инструментарий позволяет Вам создавать сложные, многокритериальные запросы для получения детальных списков задач.
Так, с помощью панели инструментов Фильтр Вы можете сформировать перечень дел, относящийся только к списку «может быть» по конкретной роли, или рассмотреть важные задачи, касающиеся только ролей для работы и их физического измерения.
12. Четыре дарования
Стивен Кови пишет, что в ответ на четыре человеческих потребности существует четыре способности: самосознание, совесть, творческое воображение и независимая воля. Работа с этими дарованиями в большей степени зависит от Вас и Вашего внутреннего настроя. Но и здесь электронный органайзер LeaderTask может стать полезен и помочь в реализации путей их развития.
Так, одним из способов взаимодействия с самосознанием Стивен Кови называет ведение личного дневника, который Вы можете организовать в виде заметки в планировщике LeaderTask. Возможность автоматической вставки даты с помощью комбинации клавиш Ctrl + Shift + D значительно облегчит Вам процесс заполнения дневника.
Развитие совести основывается на чтении соответствующей литературы. Сюда не входят профильные издания по Вашей профессии. Это должны быть «мудрые» книги, которые способны заставить Вас задуматься о важных философских явлениях в Вашей жизни. Тем не менее, читать книги для образования тоже надо, а также необходимо структурировать имеющуюся у Вас библиотеку. Для этих целей в органайзере LeaderTask удобно использовать раздел «Проекты». Также здесь нужно создать проект «Информация», который будет содержать все сведения, необходимые для выполнения каждой роли. Благодаря возможности назначения проектов и нескольких меток, Вы сможете за несколько кликов найти нужную информация для любой из ролей.
13. Ключевые заметки
Для записи полезной информации о задачах Стивен Кови рекомендует детальную и достаточно сложную систему ведения заметок, которая позволяет относительно быстро находить нужную информацию в бумажном органайзере.
С развитием компьютерных технологий необходимость в ручном перелистывании страничек всё больше становиться редкостью, функции и возможности поиска становятся всё шире и разнообразнее.
Стивен Кови — превосходный специалист в сфере организации временем. Его методика позволила многим людям улучшить и даже кардинально изменить свою жизнь. Используя систему этого гуру управления внутренними ресурсами и реализуя её с помощью органайзера LeaderTask, Вы тоже сможете качественно повысить уровень Вашей самоорганизации и достичь высокой эффективности и гармонии в своей жизни.
