В сети присутствует множество информации о том, как правильно организовать себя и стать успешным. Практически все специалисты советуют начинать процесс самоорганизации с создания списка дел. Это основной инструмент тайм-менеджмента, всегда работающий эффективно, заслуживший признание в большинстве стран мира. Популярность данного метода планирования объясняется его простотой и доступностью. Чтобы составить список запланированных дел, достаточно ручки и листа бумаги. В результате вы научитесь грамотно распределять своё время, станете более успешными и эффективными в работе и личной жизни. С чего начать свой список и как ему следовать? Попробуем разобраться.
Почему это не всегда работает
Каждый из нас хотя бы раз в жизни пытался пользоваться такого рода планированием и составлять список дел. Но, далеко не все его пункты были достигнуты. Как правило, 40 % запланированных задач остаются незавершёнными, половина выполняется до конца в течение одного дня, причем 18% из них – в течение часа. 10% – за несколько минут.
Чтобы составленный перечень действительно работал, в него нужно включать только те дела, которые вы сможете выполнить в течение дня. Не стоит в заполненном рабочем графике выделять время на генеральную уборку дома. В любом случае эта задача не будет выполненной, так как у вас просто не хватит на неё времени.
Составляя список на день, предварительно проанализируйте свою производительность. Проследите за тем, сколько времени у вас обычно уходит на выполнение тех или иных задач. Проконтролируйте, как долго вы занимаетесь подготовкой к совещаниям, сколько времени тратите на деловую переписку по бизнесу. На основании полученных наблюдений будет проще составить реально работающий план.
С чего начать составление списка
В первую очередь, вы должны определиться с подходящим временем для планирования. Кому-то удобнее ставить себе задачи с утра. Другие предпочитают составлять план на завтрашний день с вечера. У каждого из этих подходов есть достоинства и недостатки:
- Список дел на сегодня, составляющийся с утра, будет более точным, так как им будет легче управлять и в него можно будет внести нужные пункты «по ходу дела». Начиная день с планирования, легче настроиться на выполнение важных задач.
- Список на завтра, составляющийся с вечера, поможет систематизировать информацию, полученную за день, подвести промежуточные итоги для принятия решений. Используя данный метод, вам не придётся с утра отвлекаться от основной работы для постановки ежедневных задач. Можно сразу приступать к их решению.
Выбирать подходящее время для планирования необходимо исходя из собственного графика и индивидуальных предпочтений. В некоторых случаях для повышения эффективности удобнее совмещать оба подхода. Вечером сделать анализ выполненной работы, а с утра подкорректировать перечень по необходимости.
Как составить список дел, помогающий улучшить результативность
Грамотно составленный план на день, неделю, месяц или год поможет добиться успеха во многих сферах жизни. Достаточно систематически выполнять его каждый пункт с учётом состояния здоровья, внешних условий, самодисциплины и других вещей. Он поможет рационально распределить силы и ресурсы для достижения поставленных целей. Разберемся, как сделать список реалистичным и корректным.
1. Убирайте лишнее
Составляя перечень на день, включайте в него только то, что вы хотите и в силах выполнить за это время. Не нужно добавлять в него незначительные или второстепенные задачи. Чем длиннее будет ваш перечень, тем сложнее будет выполнить отмеченные в нём пункты. Это вызовет тревожность, раздражительность из-за невозможности контролировать ситуацию, и, впоследствии, может привести к проблемам со здоровьем.
2. Начинайте с главного
При составлении своего списка задач с целью, самое главное ставьте в начало. Начинайте выполнение пунктов с этих важных дел. Если что-то изменится, возникнут форс-мажорные обстоятельства, вы хотя бы будете уверены в том, что решили ключевые задачи. А более мелкие можно перенести на завтра.
3. Всегда держите его под рукой
Записав запланированные дела в электронном ежедневнике или дневнике, некоторые люди успешно откладывают их «на дальнюю полку» и пытаются выполнять задания по памяти. Из-за этого он перестаёт быть эффективным.
Держа список под рукой, проще контролировать, какие задания из него выполнены, а какие требуют завершения. К тому же он может стать неплохим стимулом к работе. Видя его перед глазами, мы всегда помним о том, что у нас есть незавершённые дела. Поэтому не будем отвлекаться на разговоры по телефону, контент в соцсетях или просмотр сериалов.
4. Ограничиваем выполнение каждой задачи временными рамками
Человек способен выполнить любую задачу за то время, что есть у него в распоряжении. То есть на одно и то же дело можно потратить как весь рабочий день, так и пару минут, выделенных в плотном рабочем графике. Поэтому, при планировании лучше устанавливать себе сжатые сроки. Чем больше будет у вас свободного времени, тем меньше гарантии, что вы закончите намеченные задания вовремя. Если ваши задачи будут ежедневно переписываться на следующий день, такое планирование нельзя назвать эффективным.
5. Удаляем завершённые задачи из списка
Их стирают, вычёркивают, помечают крестиками или галочками или любым другим способом ставят отметку о завершении запланированного дела. Так вы не будете отвлекаться на завершённые задачи. К тому же вычеркнутые из списка пункты станут своеобразным подтверждением вашего прогресса. К вечеру с полной уверенностью можно будет сказать себе, что день прошёл не зря.
6. Превращаем составление списков в привычку
Чтобы данный метод планирования был успешным и эффективным, его нужно использовать регулярно. Ежедневное составление списков дел должно стать полезной привычкой, которая поможет навести порядок в личных и рабочих делах сделает жизнь организованной и стабильной. Первое время может случиться так, что вы будете забывать вычёркивать из списка выполненные пункты, или забудете о его существовании из-за мелких бытовых хлопот. Но, со временем ваш мозг привыкнет к новому стилю мышления.
7. Ставьте перед собой реально достижимые задачи
Потратьте несколько минут на то, чтобы подробно описать суть задачи. Размытые, неконкретные формулировки не вызовут у вас желания незамедлительно приступать к действиям. Поэтому пишите чётко, коротко, по существу.
8. Используйте правильные формулировки
От того, каким образом записана суть задачи в списке, зависит оперативность и качество её исполнения. Чтобы сделать задание в плане «работающим» и «корректным», оно должно соответствовать следующим критериям:
- Начинаться с глагола в повелительном наклонении. В списке продуктов нужно записать: «Купить молоко», а не «Молоко».
- Указывать на конкретный результат: «Написать 10 страниц конспекта» вместо: «Написать конспект».
- Подразумевать конкретные шаги в реализации плана. Не стоит в первом пункте писать: «Начало генеральной уборки». Более корректным будет текст: «Купить моющие средства для генеральной уборки».
9. Отделяйте друг от друга задачи с жёсткими сроками выполнения и более гибкие задания
Гибкими считают дела, которые можно выполнять в любое время дня. К ним относится полив цветов, написание статьи, починка испорченного утюга и т.д. Задачи с жёсткими рамками нужно успеть выполнить за ограниченное время. Например: забрать ребёнка из детского сада в 17.00-17.30, сесть на рейсовый автобус в 12.20 и другие.
В списке дел такие задачи лучше записывать в отдельных колонках:
| 9.00 – Совещание по проекту | Проанализировать статистику по отчёту за июнь |
| 11.00 – Обсуждение внедрения новой CRM с коллегами | Проверить отгрузку товара на Санкт-Петербург |
| 17.00 – Посещение тренировки по фитнесу | Сделать отчёт по рекламной акции |
| 21.00 – Просмотр семейного фильма «Король Лев» с ребёнком | Проверить актуальность цен на сайте |
| Купить продукты к встрече с друзьями в выходные |
10. Разделяйте задачи на основные и второстепенные
Если в вашем списке оказалось слишком много задач, и вы пребываете в лёгкой панике из-за нехватки времени на их выполнение, разделите все присутствующие в нём пункты на три категории:
- Дела, которые нужно обязательно завершить сегодня.
- Задачи, которые желательно завершить к окончанию дня.
- Дела, с выполнением которых можно чуть повременить без ущерба для личной жизни или рабочего процесса.
Быстрее справиться с выполнением задач поможет их группировка по видам деятельности и месту выполнения.
Варианты списков задач
Заниматься ежедневным планированием можно различными способами. Проще всего взять лист бумаги, ручку и записать на нём все свои запланированные дела в произвольном порядке. На эту работу у вас не уйдёт много времени. Но, более эффективным будет список, составленный одним из следующих методов:
Способ Шваба
Его суть заключается в присвоении номеров задачам в порядке их приоритетности и важности. Выполнение заданий начинают с первого пункта.
Способ трёх результатов
Определяем три результата, связанные с жизненными целями, которые нужно достичь за установленное время. Например: Записаться на курсы китайского (цель: выучить китайский). Подготовиться к презентации (цель: карьера). Подобрать хостинг для сайта (цель: открытие интернет-магазина). Остальные дела из плана выполняют по мере необходимости.
Методика 1-3-5
Заключается в планировании не более 9 за раз:
- Одной главной задачи;
- Трёх заданий средней приоритетности;
- Пяти второстепенных дел.
Сначала выполняют задачи из первой и второй группы. Потом переходят к второстепенным.
Матрица Эйзенхауэра
Универсальный метод планирования, подразумевающий распределение задач по срочности и важности. Их делят на четыре группы:
- A – срочные и важные (сходить к врачу).
- B – важные, но не срочные (записаться на курсы IT).
- C – не важные, но срочные (подстричься в парикмахерской).
- D – не срочные и не важные (сходить в кино).
Выполнение начинают с пунктов A и C. Потом идут дела из категории B и D.
Метод Помодоро
Предлагает особый подход в организации и управлении задачами. Работает это так:
- Из списка нужно выбрать любую из задач.
- Установить на телефоне или другом цифровом устройстве таймер на 25 минут. В течение этого отрезка времени нужно работать над выбранной задачей.
- После окончания отведённого тайминга задачу помечаем крестиком и делаем пятиминутный перерыв.
- Потом снова возвращаемся к решению задачи, установив таймер на 25 минут. Повторяем описанные манипуляции до полного завершения задания.
Способ Alpen
Состоит из пяти основных этапов:
- Составляется перечень задач.
- Оценивается, сколько времени необходимо для решения каждой из них.
- Подсчитывается, сколько времени есть в распоряжении с запасом 40 %.
- Список подгоняется под отведённое время.
- Подводятся итоги дня. Невыполненные задания переносятся на следующий день.
Данный метод подойдёт людям, испытывающим хроническую нехватку времени.
Приложения и программы для планирования
В современных условиях составление списков дел на листах или в бумажных ежедневниках кажется «каменным веком». Большинство специалистов, работающих в сфере тайм-менеджмента, предпочитают использовать для планирования специальные сервисы, объединяющие в себе функции электронного секретаря и планировщика задач.
ЛидерТаск
Популярное приложение для организации управления личными и рабочими проектами, разработанное российскими программистами. Программа удобна для персонального использования и эффективной работы в команде. Помогает структурировать задачи, распределить их по важности, приоритетности. В приложение встроен календарь и расширенный набор команд для ежедневного планирования:
- Цвет, метки, статусы для заданий;
- Поручения, подзадачи;
- Чек-листы, отслеживание продуктивности;
- Распределение задач по приоритетам;
- Уведомления и напоминания;
- Внутренний корпоративный чат.
С помощью менеджера задач «ЛидерТаск» можно вести расписание, планировать рабочее время и личные дела. Приложение совместимо со всеми видами цифровых устройств. Работает в онлайн и оффлайн режиме. Поможет всегда быть в курсе рабочих дел, где бы вы ни находились. Структурирует всю нужную информацию и поможет сохранить её в одном надёжном месте.
Remember The Milk
Популярное приложение с удобным, интуитивно понятным интерфейсом и полноценным набором инструментов для тайм-менеджмента. Отлично подходит для хранения идей, домашних дел, введения блокнота с заметками или списка покупок. Реализованы версии для разных цифровых платформ. Интегрируется со многими популярными сервисами.
Any Do
Многофункциональный электронный трекер с продвинутым и мощным функционалом, обеспечивающим эффективную работу над задачами и проектами любой сложности. Позволяет загрузить версии для Android, iOS. Просматривайте текущие и предстоящие дела одним касанием с помощью виджета в браузере Google Chrome.
Заключение
Использование списков дел – беспроигрышный способ ежедневного планирования, помогающий без особых усилий навести порядок в рабочих процессах и личной жизни. Для большей результативности традиционные бумажные планеры лучше заменить современными приложениями, в которых проще составлять, редактировать и изменять при необходимости списки. Некоторые бесплатные программы поддерживают уже готовые шаблоны под разные цели. В электронных ежедневниках можно легко менять задачи местами, группировать и объединять по различным признакам. Также в программах можно создать задачи и настроить функцию «повторяющихся задач», которые не нужно будет добавлять ежедневно. Они сами автоматически появятся в составленном списке. Найти идеальный электронный ежедневник для продуктивного планирования не составит большого труда, просто загляните в наш обзор, в котором представлен топ программ ежедневников.
Организуйте своё рабочее время, как вам будет удобно. Расставляйте задачи по важности и приоритету, описывая их максимально чётко и кратко. Ограничивайте выполнение заданий временными рамками. И, обязательно поощряйте себя за прогресс и достижения в их выполнении. Такие простые приёмы помогут стать успешнее и организованнее, достигая лучших результатов в работе и личной жизни.
