Современный бизнес динамичен. Управление компанией – прерогатива людей, умеющих быстро принимать верные решения, способных нести ответственность за коллектив. Идеальный начальник четко распределяет полномочия, в то же время держит руку на пульсе, держа под контролем все процессы в компании, как внешние, так и внутренние. Это интересно, увлекательно и неимоверно сложно.
Но, есть спрос, есть и предложение: передовое бизнес-решение в помощь руководителю, программа Управления Компанией – LeaderTask.
LeaderTask Управление Компанией
Наверняка вы знакомы с современным, удобным и эффективным электронным органайзером LeaderTask.
Так вот, программа Управление Компанией выпущена на ее основе, однако оснащена дополнительными расширенными возможностями. В-первую очередь, реализована многопользовательская система эксплуатации (Tasks management system). Так что, помимо основных функций, как то:
- планировщик задач;
- персональный информационный менеджер;
- календарь;
- менеджер проектов;
- менеджер контактов
LeaderTask Управление Компанией предоставляет возможность создания единой информационной базы. При этом вы сможете грамотно распределять задачи сотрудникам, и следить за их выполнением от начала и до конца. С помощью LeaderTask Управление Компанией вы также сможете:
- упорядочить бумажные и электронные документы;
- грамотно распланировать переговоры, сделки, долгосрочные и текущие проекты;
- организовать эффективное совместное сотрудничество;
- осуществить ограничение допуска сотрудников к тем или иным документам;
- определить конкретного исполнителя той или иной задачи с установкой сроков и приоритетов;
- осуществлять подробный мониторинг в любой момент;
- моментально оценить качество работы каждого сотрудника;
- даже в случае вашего отсутствия, получать полный обзор о деятельности компании.
Помимо этого, так же, как и деловой органайзер, LeaderTask Company Management предельно мобилен. Все настройки хранятся только в одной папке, не затрагивая ОС и другие каталоги. Поэтому, программу можно легко и удобно транспортировать с помощью обычной флешки, переносить ее с одного компьютера на другой, а с помощью функции синхронизации использовать одну базу LeaderTask сразу в нескольких местах.
Многопользовательская система Task management system
Для начала работы необходимо установить LeaderTask Company management на компьютерах всех сотрудников и обязательно указать адрес сервера. Тот, в свою очередь, самостоятельно найдет всех клиентов и произведет нужные настройки. При необходимости, можно легко подключать к серверу новых сотрудников. Это позволит им быстро войти в курс дела и начать работу. Если же ваш сервер по техническим или любым другим причинам будет недоступен, подчиненные смогут в автономном режиме продолжать успешную работу.
Начало работы
Для начала подробнее ознакомимся с интерфейсом программы. Слева, на боковой панели расположены закладки основных групп инструментов. На них отображаются заголовки, а основная часть рабочего стола дает их подробную расшифровку. К примеру, слева представлен период с текущим календарем, а справа – подробный список задач на это время.
Принцип работы схож с деловым органайзером LeaderTask – вы также можете создавать задачи, группируя их по проектам. Находясь в основной информационной панели, можно переключаться между контактами, категориями, проектами и календарем, однако в отличие от органайзера добавлена новая вкладка: «Сотрудники». При нажатии этой вкладки появляется список всех подключенных к серверу сотрудников, выбрав кого-нибудь из списка, справа мы получим отчет об его текущей работе с приоритетом задания, сроком его выполнения и сдачи.
Формирование списка сотрудников схож с заполнением контактов. Но при этом подчиненный получает возможность самостоятельно заполнить собственную анкету с аналитическими данными, контактными телефонами, должностью и т.д. Подключенный к серверу сотрудник со своего компьютера помечает собственную анкету пометкой «Избранный» и самостоятельно формирует список личных контактов.
Фильтрация
Как и в органайзере, главная функция фильтров здесь это – предоставление простого и эффективного инструмента по обзору деятельности компании. Они помогают эффективно управлять задачами, мгновенно получать искомую информацию, подробный обзор дел по любому выбранному критерию.
По-желанию, фильтр можно составить из нескольких условий. Можно выбрать: сотрудников, проекты, категории, контакты с указанием точного времени. Выбранный фильтр можно добавить в закладки, в панель навигатора либо сделать доступным в быстром меню панели инструментов.
Фильтрация в календаре задается несколькими способами:
- плавающая: необходимо указать продолжительность времени, а также его допустимое смещение;
- жесткая: необходимо указать жесткие временные рамки;
- периодическая: необходимо указать временной интервал, а уже внутри его – возможные смещения и продолжительность работы фильтра.
Единое информационное поле
По необходимости, реализована возможность передачи другим подключенным сотрудникам свои контакты, различные заметки, файлы, задачи. Причем, можно прикреплять к передаваемой информации все относящиеся к делу документы. К примеру, передавая задачу другому сотруднику, можно к тут же прикрепить к ней наработанный материал, нужные контакты, личные комментарии и заметки. Таким образом, создается единая информационная база, которая включает официальные документы, список всех корреспондентов с комментариями и подробной информацией. Однако, полный доступ к ней имеет только владелец. Помимо этого, осуществлена возможность общения по внутреннему сетевому пейджеру, что также способствует совместной и эффективной работе всех сотрудников.
Делегирование задач
Несомненно, важнейшая функция LeaderTask Управление Компанией – возможность поручения и распределения задач. К примеру, начальник создает проект: «Открытие нового офиса», сопровождает его личными комментариями, устанавливает сроки выполнения и выбирает исполнителем своего заместителя. Тот, в свою очередь разбивает проект на несколько задач: «Подбор подходящего помещения», «Подбор персонала», «Смета» и делегирует каждую задачу отдельным сотрудникам. «Смета» — главному бухгалтеру, «Подбор персонала» — офис-менеджеру, «Подбор подходящего помещения» — менеджеру. Они опять же расписывают подробную схему действий и перепоручают часть работы другим коллегам. Например, офис-менеджер находит подходящее кадровое агентство, создает подзадачу «Просмотреть типовой договор» и поручает его вместе со сроком сдачи задания юристу. Затем, подписав подготовленный договор с кадровым агентством и отобрав нужных кандидатов, согласовывает время собеседования с начальством и подзадачу «Собеседование» переводит уже непосредственно на начальника. Календарь и автоматическое напоминание, не дадут участникам проекта забыть выполнить те или иные задачи, вместе с тем, каждый получает возможность непосредственного мониторинга ведущейся работы. А начальник, выбирая проект «Открытие нового офиса», сможет наглядно увидеть текущее состояние дел, кто именно и чем занимается, а также просмотреть архив уже выполненной работы по проекту.
Ограничение доступа
Не менее важная опция, которая позволяет разграничивать поле деятельности сотрудников. Так, участник имеет право просмотра только порученных ему, или самостоятельно созданных проектов. Полный контроль над всей деятельностью компании получает только непосредственный владелец LeaderTask. Этим исключается возможность происков конкурентов и утечки ценной информации.
Оценка качества работы каждого сотрудника
Выбирая из меню того или иного сотрудника, вы автоматически получаете обширную информацию по нему. Список дел, текущих проектов и задач, архив всей проделанной работы, свои собственные комментарии относительно его деятельности. Можно отследить по календарю насколько пунктуально выполнено задание, либо кому делегировано. Все это дает прекрасную возможность моментально оценить качество и успешность работы сотрудника.
Идеальный архив
LeaderTask Company Management оснащен функцией автоматического создания резервных копий файлов во время работы. Так что, беспокоится об утрате важной информации не приходится. Помимо этого, система сохраняет абсолютно всю историю взаимоотношений между сотрудниками, клиентами, партнерами. Хранит полную историю ведения проектов, выполнения поставленных задач, обработку сообщений. Таким образом, система является идеальным архивом. При выборе того или иного прошедшего периода времени, перед вами появится детальная картина всех проектов, делегированных задач, сообщений, контактов.
Резюмируя
LeaderTask Управление Компанией – полезный и многофункциональный помощник, посредством которого можно осуществить эффективную и слаженную работу всех сотрудников, грамотно распределить задачи, и иметь полный контроль над всей деятельностью компании.
Сама программа поражает обилием продуманных и весьма полезных мелочей. Разумеется, они несколько усложняют интерфейс, однако удивительная гибкость и возможность настройки программы абсолютно на любую, даже форс-мажорную ситуацию подкупает.
Работа с программой значительно облегчится, если вы ранее использовали органайзер LeaderTask, но если даже это и не так, время потраченное на освоение Управление Компанией впоследствии окупится с лихвой.
Подробнее с программой можно ознакомиться на сайте разработчиков: LeaderTask — система управления предприятием
