Эффективность работы компании на любом этапе управления зависит от того, насколько качественно, оперативно и старательно работают ее сотрудники. Этого добиваются только те фирмы, в которых руководители умеют давать задания так, чтобы они исполнялись безукоризненно.
Но не каждый менеджер умеет верно раздавать поручения. В большинстве случаев подчиненные или выполняют задания на автомате, или неправильно толкуют поставленные вопросы, или ленятся и халтурно справляются с проблемами.
Так как же раздавать поручения грамотно, чтобы к конечному результату не было замечаний, а работа делалась идеально? Существует несколько принципов, которые следует знать каждому руководителю, стремящемуся к росту бизнеса. О том, как правильно ставить задачи, поговорим в статье.
Что такое постановка задач
Ключевая компетенция руководителя заключается в правильном определении функций, целей компании и задач для бизнеса на конкретный период времени, а затем — в указании оптимальных способов их выполнения подчиненными с четким алгоритмом действий.
Точная формулировка проблемной ситуации, описание последовательных мероприятий и образа результата, который должен быть получен и представлен сотрудниками в результате трудовой деятельности, — это и есть процесс постановки задач в бизнесе.
При отсутствии данного навыка у руководителя персонал может неверно толковать поставленные задачи, из-за чего неправильно выполнять требования и подрывать рабочий процесс.
Зачем нужна постановка задач
Безупречная постановка задач — половина успешно выполненного задания, в которой присутствует добрая половина решения проблемы. Она организует коллектив, умножает трудовой эффект каждого отдельного участника трудовой деятельности.
В то время как хаотичные усилия без четкой формулировки всегда непредсказуемы. В результате достигается либо краткосрочный, либо некачественный, либо незначительный эффект. Более того, разрозненные действия группы людей, не объединенные общим планом под присмотром руководства, способны нанести непоправимый ущерб предпринимательской деятельности.
Виды задач
При разработке и постановке текущих задач руководителю следует учитывать их статус, срочность и значимость. В рабочем процессе принято выделять четыре типа входных поручений. Проведем их исследование более подробно.
Важные долгосрочные
Представляют собой глобальные задачи, имеющие первостепенное значение для развития бизнеса. Например, войти в десятку лучших интернет-магазинов в сегменте, поднять выручку до десяти миллионов в месяц, открыть десять филиалов по стране, разработать новую IT-технологию.
Данные задачи планируются тщательно, разрабатываются не один день, не раздаются на планерках и совещаниях. Для постановки подобных целей необходима особая атмосфера, определенный состав участников (специалисты по программированию, разработчики, топ-менеджеры, директор по маркетингу и т.д.).
Важные текущие
Требуют безотлагательного решения для последующего благополучного развития и организации бизнеса. Например, смена поставщика, разрыв договора с одной курьерской службой и заключение соглашения с другой, выбор нового партнера. Нуждаются в предварительной подготовке и планировании.
Каждодневные
Являются основными поручениями, которые должны выполняться сотрудниками ежедневно для полноценного результата работы компании. Данные вопросы обычно решаются по ходу дела, без определенной подготовки и планирования. Например, звонки и рассылка клиентам, заказ товаров.
Иные
Предусматривают задания, которые не нуждаются в срочном исполнении. От их реализации не зависит успешность деятельности и достижения компании. Например, покупка новой кофе-машины в офис, проведение корпоратива, переезд административного корпуса в новое здание.
Правила постановки задач
Эффективная постановка задач не имеет ничего общего с примитивным составлением чек-листа или списка дел. Она состоит из нескольких компонентов, к которым зачастую относятся:
- грамотное распределение ролей в рабочем коллективе с учетом навыков и умений всех подчиненных, оперативным выполнением заданий;
- назначение ответственных лиц за успех кампании;
- конкретизация действий команды с указанием стратегии, целей на ближайшую перспективу, набором определенных мероприятий;
- детализация конечного результата для мотивации персонала;
- ограничение по времени выполнения с назначением примерных сроков полного завершения исполнения поручения;
- использование инструментов и средств трекинга, позволяющих контролировать ход работ и все нюансы трудового процесса (программное обеспечение различной мощности, например, CRM-системы, планировщики и др.).
При постановке задач подчиненным также важно соблюдать несколько важных коммуникативных правил. В их число входят следующие:
- Конкретность. Указание промежуточных и конечных результатов, использование стандартов качества, критериев и характеристик готовой работы.
- Обозначение контекста. Передача подчиненным важности выполнения данной задачи для бизнеса в целом.
- Уважительность к персоналу, вежливость. Передача позитивного отношения к сотрудникам, веру в их возможности через тон, слова, жестикуляцию, мимику.
- Доверие. Отсутствие жесткого контроля.
- Открытость. Возможность в любой момент ответить на вопрос подчиненного по выполняемому им заданию.
- Конструктивная обратная связь. Критика должна осуществляться только по делу, иметь четкость и обоснованность, содержать рабочие советы.
- Благодарность за выполненный труд с пошаговым анализом деятельности.
При соблюдении данных правил постановка задач сотрудникам будет эффективной, а исполнение даст максимальный выходной результат.
Ошибки руководителей
Ряд промашек и упущений руководителя, допущенных при постановке задач, могут привести к срыву сроков, неточному исполнению поручений или игнорированию задания персоналом. Выделим пять основных моментов, на которые управленцы часто не обращают внимание. И очень зря, т.к. от них сильно страдает производительность и эффективность труда.
Уверенность в том, что подчиненный сам догадался, что руководитель имел в виду
Обязательное условие для безупречного выполнения поручения — четкая и детальная инструкция. Объяснение мелких деталей сложных задач занимает всего несколько минут, но при этом предотвращает возможные конфликты, ошибки и просчеты персонала в будущем.
Расплывчатый дедлайн
Временные рамки создания нового продукта или услуги, выполнения технического задания и т.д. должны быть четко обозначены. Слова «быстро», «скоро», «срочно» интерпретируются по-разному. В результате служащие могут пребывать в уверенности, что у них на выполнение задания есть несколько суток, тогда как вы изначально подразумевали пару часов.
Отсутствие примеров
Примеры вносят ясность в дело, помогают формировать более четкое представление о том, что вы хотите получить на выходе. Более всего они необходимы в тех случаях, если сотрудники еще не выполняли данные задания или не сталкивались с поручениями подобной спецификации на практике.
Отсутствие альтернативных вариантов
Иногда задача может быть невыполнимой в силу разных обстоятельств и причин. Тогда неплохо сразу обозначать альтернативные варианты исполнения задания. Это позволит сотруднику спокойно делать свою работу, не дергая руководителя по мелочам. При этом происходит существенная экономия времени.
Незаинтересованность в том, насколько хорошо сотрудник понял задачу
Важное условия постановки задач — осознание того, что персонал понял поставленную задачу, имеет представление о конечном результате. Поэтому грамотный руководитель обязан выяснить, остались ли у коллектива к нему вопросы. Но здесь также есть важный нюанс: многие члены команды стесняются переспрашивать или уточнять непонятые ими моменты, темы.
Во избежание данной ситуации руководителю после постановки задачи рекомендуется самостоятельно задать подчиненным открытые вопросы такого плана, как: «Где вы найдете информацию для выполнения задачи?», «Какие дополнительные инструменты понадобятся для выполнения задания?», «Какие методы и методики будете использовать?», «Нужна ли будет помощь программистов или других специалистов до завершения проекта?», «Чему вам нужно будет научиться в ходе работы?».
В этом случае руководящее лицо имеет возможность лично убедиться в том, что каждый член коллектива понимает, в каком направлении ему нужно работать и какие шаги предпринять для успешного завершения дела.
Также есть ряд табу, которые ни в коем случае нельзя допускать. Например, нельзя формулировать поручения агрессивным или диктаторским тоном, просить выполнить одно и то же задание сразу нескольких людей, отказываться признавать ошибки, игнорировать хорошо выполненную работу, оставляя ее без морального или финансового поощрения.
Использование CRM-систем
Современные CRM-платформы представляют собой удобный и простой способ держать все порученные задачи и информацию о них в одном месте. С помощью данных программ появляется возможность формулировать и раздавать поручения в режиме реального времени, контролировать ход выполнения.
Популярные сервисы собирают научную и математическую аналитику, помогают выявить успешных менеджеров и определить непродуктивных сотрудников, затягивающих сроки и не выполняющих задания.
ЛидерТаск — приложение для эффективной постановки задач
Отечественная CRM-система ЛидерТаск позволяет объединить в одном месте всю документацию компании, в том числе процессы, задачи и проекты. В программе легко осуществляются процессы делегирования, контролируются любые поставленные задачи, которые выполняются коллективом. Сервис мониторит реализацию поручений любых масштабов.
Кроме того, на платформе можно в групповой или индивидуальной беседе пообщаться с подчиненными по каждой конкретной задаче, поставить определенные сроки на выполнение того или иного поручения. Также есть возможность прикреплять документы, пользоваться множеством дополнительных программ, облегчающих отчетность и контроль. ЛидерТаск работает как на сайте, так и в оффлайн-режиме.
Заключение
Итак, как же достичь успехов в постановке задач подчиненным и добиться максимальной эффективности бизнеса при их исполнении сотрудниками? Все просто. Тщательно формулируйте детали каждого поручения, устанавливайте дедлайны, общайтесь с персоналом уважительно и назначайте ответственных лиц. Не забывайте, что поставленные задачи должны быть четкими, прозрачными и понятными.
Не забывайте контролировать процесс, но без жесткого мониторинга, чтобы не создавать напряжения в коллективе. Организуйте работу с помощью специальных инструментов, CRM-системы и трекеров. В этом случае задачи будут выполняться в срок, работа внутри компании будет отличаться сплоченностью и организованностью, а лояльность клиентов только расти.
