Быть проектным менеджером — значит отвечать за реализацию проекта. В статье расскажем о том, какими hard и soft навыками должен обладать настоящий профессионал в этой сфере.
Профессиональные hard skills менеджера проекта
Управление рабочими задачами и процессом
В процессе реализации проект проходит несколько последовательных процессов: от планирования и составления бюджета до реализации и отчетности. Все это требует постоянного контроля. Проектный менеджер должен не просто управлять, но и стараться оптимизировать рабочие процессы. Менеджер должен уметь:
- правильно выбирать исполнителя и формулировать задачу;
- ставить адекватные дедлайны;
- обсуждать с исполнителем понимание задачи;
- расставлять приоритеты и мотивировать;
- предоставлять все необходимое для работы.
Планирование
Планирование проекта не обойдется без составления плана. В нем проектный менеджер прописывает последовательные действия, задачи и мероприятия. В документе еще стоит уточнить цели и желаемые результаты, график работ, бюджет, способы общения и заинтересованные стороны. План должен быть гибким и адаптироваться под внешние факторы и возможные риски. Задача менеджера — следить за изменениями и вовремя принимать меры для корректировки.
Управление содержанием
Управление содержанием помогает проектному менеджеру понимать, какие задачи стоит включать для достижения целей бизнеса. Управление содержанием — комплексный навык, который развивается постепенно. Как правило, под управлением содержанием понимаются следующие задачи:
- анализ и определение бизнес-цели и требований;
- определение сроков и ограничений проекта;
- определение структуры результатов;
- создание детализированного списка задач и приоритизация;
- планирование будущего мониторинга и контроля.
Мониторинг и контроль
Для оценки текущего состояния проекта менеджер использует мониторинг. Если проще — это сбор и анализ данных о реализации плана проекта и оценка качества полученных результатов. Мониторинг помогает обнаружить проблемы и решить их. Менеджер контролирует проект и в случае необходимости корректирует план. Это помогает не сбиваться с пути и достигать поставленных целей.
Управление коммуникациями
Управление коммуникациями проекта включает в себя сбор, анализ и передачу информации между участниками проекта. Подобные процессы должны быть тщательно спланированы и организованы до начала реализации проекта. Менеджеры тратят до 90% рабочего времени на общение с людьми.
Работа с документацией и контроль финансовых показателей
Отчетность — важная составляющая работы менеджера. Она включает документооборот, взаимодействие с подрядчиками и клиентами, а также регистрацию расходов и доходов. Отдельно стоит отметить составление бюджета для проектов. Менеджеру необходимо знать и понимать, как работают составляющие бюджета: стоимость рабочего времени команды и привлеченных специалистов, расходы на инфраструктуру, ожидаемые затраты на этапах реализации проекта, а также исполнение бюджета и доступные резервы. Контролируя исполнение бюджета, менеджер выявляет отклонения фактических показателей от запланированных и оптимизирует весь процесс.
Прогнозирование
Прогнозирование помогает менеджеру предугадать будущие события на основе текущих данных. Цель прогнозирования — помочь принимать решения и создавать эффективные стратегии развития. Умение прогнозировать помогает менеджеру учитывать изменения рынка и быстро подстроиться под новые обстоятельства. Например, для управления рисками менеджер моделирует негативные ситуации и заранее готовится к их решению.
Взаимосвязь прогнозирования и планирования
Управление командой
Навык управления командой поможет менеджеру грамотно распределять работу, анализировать результаты и объединять подчиненных. От управления зависит качество и скорость выполнения проекта. Менеджер должен уметь правильно ставить задачи, грамотно распределять роли, планировать процесс и распределять ресурсы.
Ответственность и принятие решений
Проектный менеджер принимает много решений на всех этапах проекта. Он должен понимать и быть готов взять на себя ответственность за возможные последствия.
В профессиональной среде существуют стандарты, описывающие основные положения и навыки, которыми должен обладать проектный менеджер. В России тоже есть свой стандарт — Национальные требования к компетентности специалистов по управлению проектами (НТК). За его разработку отвечает Российская ассоциация по управлению проектами СОВНЕТ. Для оценки компетенций используется система с 4-мя уровнями: для директора проекта, старшего менеджера, менеджера и специалиста по управлению.
Ключевые soft skills проектного менеджера
Лидерство
Умение быть лидером и мотивировать команду на достижение целей — важное качество проектного менеджера. Он должен принимать взвешенные решения, оценивать риски, не бояться отвечать за ошибки, обладать обаянием и убедительностью. Развить необходимые для лидера качества способен любой человек.
Что такое лидерство. Разбираемся, как стать лидером
Повышение экспертности
Для того чтобы успешно справляться с работой и управлять проектами, важно знать все о продукте, услуге и разработке. Для поддержания экспертности менеджеру следует постоянно работать над своими профессиональными качествами, проходить повышение квалификации и расширять область знаний. Ниже подборка книг, на которые стоит обратить внимание:
- Том ДеМарко «Deadline. Роман об управлении проектами». Учебник по управлению проектами в формате романа.
- Дэвид Андерсон «Канбан: альтернативный путь в Agile». В книге Дэвид Андерсон рассказывает, как пришел к тому, чтобы внедрить метод и сделать его более эффективным.
- Сьюзен Фаулер «Почему они не работают». Автор рассказывает, как научиться понимать сотрудников и почему деньги мотивируют не всех.
Ведение переговоров
Ведение переговоров — основа для сотрудничества. В этом поможет харизма, навыки делового общения, убедительность и умение выходить из конфликтных ситуаций. Важно уметь понимать себя и других людей, следить за их эмоциями и реакциями. И делать выводы, как это использовать для достижения общей цели.
Решение конфликтов
Умение решать конфликтные ситуации пригодится менеджеру не только в переговорах, но и выстраивании хороших отношений внутри коллектива. Менеджеру важно помнить, что чаще всего проблемой является столкновение в интересах. Не стоит уходить от конфликта, но и решать его следует без перехода на личности.
Хороший менеджер будет следовать этим четырем принципам в разрешении конфликтов:
- Установите эмоциональный контакт. Научитесь понимать потребности и чувства другого человека.
- Контролируйте собственные эмоции. Проявляйте терпение и настойчивость. Не поддавайтесь на провокации.
- Ведите диалог. В разговоре нет необходимости доказать свою точку зрения.
- Следуйте принципу «win-win». Не стоит пытаться выиграть у оппонента. Наоборот, лучше делать так, чтобы выиграли оба и сохранить хорошие взаимоотношения.
Тайм-менеджмент
Без навыков тайм-менеджмента проектный менеджер не сможет эффективно справляться со своей работой. Если у менеджера получится организовать себя, то, скорее всего, он сможет сделать это с командой и рабочим временем. Для организации можно попробовать разные техники тайм-менеджмента: 1-3-5, метод Pomodoro, система 4D, канбан.
Расстановка приоритетов
Чтобы добиться поставленных целей, нужно рационально использовать ресурсы, которые есть в наличии. А для этого важно уметь определять приоритеты и сосредотачивать свои время и усилия на наиболее важных задачах.
Как расставлять приоритеты: разбираем популярные методы
Умение критически мыслить
Мыслить критически — значит ставить под сомнение и анализировать любую информацию. Умение критически мыслить позволяет подходить к принятию решения тщательно, взвешивая все за и против, а не спонтанно . Этот навык поможет менеджеру быть устойчивым в кризисных ситуациях, быть открытым к разным мнениям и убеждениям, руководствоваться фактами.
Работа в команде
Управлять командой и быть ее частью — не совсем одно и то же. Менеджеру не стоит действовать в своих интересах. Важно учитывать мнение команды и отдельных участников. В командной работе должны присутствовать: общие цели, стремление к постоянному повышению продуктивности, взаимная ответственность.
Особенности работы в команде
На какие навыки работодатели смотрят в первую очередь
Согласно исследованию Яндекс Практикума, работодатели чаще всего смотрят на следующие навыки:
- анализ стейкхолдеров;
- умение брифовать заказчика;
- умение подготовить требования проекта;
- составление фич-листа и его приоритизация;
- планирование;
- составление сметы;
- глубокое понимание специфики методологий разработки;
- формулировка задач по SMART;
- навык ненасильственного общения.
В исследовании сотрудники Яндекса и внешние эксперты отметили данные навыки как очень важные или скорее важные. При этом такие навыки, как анализ конкурентов, прототипирование сценариев, составление User Story, формирование ценностного предложения и знание PMBOK, получили низкие оценки. Эти навыки не обязательно иметь для старта в профессии. Их спокойно можно изучить уже в процессе работы.
